W jakich sytuacjach można wnioskować o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej?
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
Warto podkreślić, że zwolnienie to jest płatne w wysokości połowy wynagrodzenia. Co istotne, o sposobie wykorzystania zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku złożonym w danym roku kalendarzowym.
Zwolnienie w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (np. 1/2 etatu = 8 godzin zwolnienia od pracy). Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny (np. 1/3 etatu = 6 godzin).
Zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin stosuje się, gdy dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (np. pracownicy podmiotów leczniczych, osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności).
W jakiej formie można złożyć wniosek o takie zwolnienie od pracy?
Wniosek dotyczący zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej może zostać złożony w dowolny sposób (np. pisemnie, sms, e-mail, rozmowa telefoniczna, wideokonferencja, a nawet powiadomienie ustne).
Jak rozumieć siłę wyższą lub pilne sprawy rodzinne?
Przepisy Kodeksu pracy nie wyjaśniają wprost, jak należy rozumieć siłę wyższą czy pilne sprawy rodzinne. W orzecznictwie sądowym siła wyższa to zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec. Za pilne sprawy rodzinne należy uznać sytuacje, w których obecność pracownika będzie wymagana i spowodowana siłą wyższą (np. nagły pobyt członka rodziny w szpitalu, wypadek samochodowy). Przykładami sytuacji, w których pracownicy mogą wnioskować o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, mogą być np.:
- zawiniony (nawet przez pracownika) wypadek dziecka (brak opieki nad dzieckiem),
- telefon ze szkoły (przedszkola, żłobka), że dziecko miało wypadek i że niezbędna jest natychmiastowa obecność rodzica lub opiekuna,
- wypadek innego członka rodziny (nawet wynikający z lekkomyślności),
- zjawiska klimatyczne, takie jak: powódź, huragan, pożar, gradobicie, trzęsienie ziemi czy inne katastrofy naturalne.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego zwolnienia od pracy?
Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Wydaje się, że odmowa byłaby zasadna wyjątkowo, gdy udzielenie zwolnienia jest niemożliwe ze względów organizacyjnych (np. brak możliwości niezwłocznego zapewnienia zastępstwa).
Wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej byłby bezzasadny również wtedy, gdy pracownik z dużym wyprzedzeniem sygnalizowałby chęć skorzystania z takiego uprawnienia (np. z tytułu zaplanowanej wizyty lekarskiej, na którą trzeba było oczekiwać przez dłuższy czas). Takie zdarzenie nie jest bowiem nieprzewidziane, nagłe, zaskakujące czy niespodziewane.
Czy pracodawca ma obowiązek udzielić tego zwolnienia od pracy, jeżeli pilne sprawy rodzinne dotyczą osób zamieszkujących w tym samym gospodarstwie domowym (np. narzeczona)?
Istnieją wątpliwości odnośnie do tego kogo dotyczy zwolnienie od pracy ze względu na zaistnienie pilnych spraw rodzinnych. Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – do członków rodziny zalicza, poza małżonkiem, krewnych i powinowatych oraz rodzica dziecka, ojczyma, macochę, jeżeli pozostają z osobą uprawnioną we wspólnym gospodarstwie domowym, oraz dzieci przysposobione i przyjęte na wychowanie i utrzymanie (art. 32 w/w ustawy). Za takim szerokim rozumieniem pojęcia rodziny przemawiają także regulacje prawa unijnego. Przywołana dyrektywa 2019/1158 w art. 3 ust. 1 lit. c wskazuje, że „krewny” oznacza syna, córkę, matkę, ojca, małżonka (małżonkę) lub partnera (partnerkę) w związku partnerskim, w przypadku gdy prawo krajowe uznaje związki partnerskie.
Oznacza to, że zwolnienie od pracy ze względu na zaistnienie pilnych spraw rodzinnych nie będzie więc dotyczyć osób zamieszkujących z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym (np. narzeczona/narzeczony, partner/partnerka), gdyż nie przewiduje tego polskie ustawodawstwo (brak regulacji dotyczących związków partnerskich).
Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zadziałał na korzyść osoby zainteresowanej i udzielił takiego zwolnienia od pracy, jednakże nie ma takiego obowiązku prawnego (np. w przeciwieństwie do przepisu dotyczącego urlopu opiekuńczego, w którym mowa jest o osobie zamieszkującej we wspólnym gospodarstwie domowym).
Czy można weryfikować zasadność udzielenia takiego zwolnienia od pracy?
Tak. Pracodawca ma prawo weryfikować powody wskazane przez pracownika jako przyczyna konieczności skorzystania z takiego zwolnienia (np. wizyta w szpitalu, w którym przebywa dziecko pracownika, które uległo wypadkowi w trakcie wycieczki szkolnej). Rzecz jasna, nie jest to obowiązkiem pracodawcy. Wystarczające może być oświadczenie pracownika w tej kwestii.
Warto zaznaczyć, że pracownik nie ma obowiązku przedstawiania szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby w sytuacji, w której niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika (wystąpienie pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem). Nie jest również wymagane dostarczenie jakichkolwiek zaświadczeń lekarskich.
Pracownik ma jednakże obowiązek wskazać powody, które stoją za koniecznością skorzystania z takiego zwolnienia od pracy. Wynika to z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Pracownik nie może samowolnie opuścić miejsca pracy (lub wcale się w pracy nie pojawić), gdyż może to wiązać się z niekorzystnymi skutkami dla takiej osoby. W takiej sytuacji pracodawca, po ustaleniu niezgodności zachowania pracownika z prawem, będzie uprawniony do wyciągnięcia konsekwencji przewidzianych prawem pracy (np. kara porządkowa, a nawet rozwiązanie umowy o pracę).
Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami lub godzinami zwolnienia po zakończeniu danego roku?
Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej nie jest urlopem wypoczynkowym. Niewykorzystane dni lub godziny tego zwolnienia nie przechodzą na rok następny. Pracownikowi nie przysługuje wówczas żaden ekwiwalent pieniężny.
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy