Kto może złożyć wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej?
W myśl art. 94(12) Kodeksu pracy pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo
- osób, o których mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.
Wniosek taki należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej.
Osoby wymienione w pkt 2 to:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonek (wdowa i wdowiec);
- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
Co istotne, z wnioskiem takim może wystąpić także osoba upoważniona przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy (§ 16 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej).
O czym należy pamiętać przy wydawaniu dokumentacji pracowniczej?
Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje natomiast osobiście i za pokwitowaniem (§ 16 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej).
Jak wygląda wydanie dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej?
Może to nastąpić w dwóch wariantach:
- na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
- za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.
W jakim terminie pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą?
Zgodnie z § 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku, nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Należy pamiętać, że wydanie dokumentacji pracowniczej następuje po uprzednim udokumentowaniu uprawnienia do odbioru tej dokumentacji.
Co ciekawe, jest to tzw. termin instrukcyjny. Oznacza to, że pracodawca nie ponosi odpowiedzialności wykroczeniowej w razie kontroli prowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której wydanie dokumentacji po terminie spowoduje szkodę u pracownika lub byłego pracownika. Taka osoba może wówczas dochodzić swoich roszczeń na drodze powództwa cywilnego.
Czy osoba upoważniona może zwrócić się z wnioskiem o wydanie dokumentacji w innej postaci niż ta, w której taka dokumentacja jest przez pracodawcę prowadzona lub przechowywana? Czy dla pracodawcy taki wniosek jest wiążący?
Tak, upoważniona osoba ma prawo w treści wniosku wskazać, że interesuje ją konkretna postać dokumentacji (np. papierowa). Pracodawca natomiast nie ma obowiązku, aby wydać dokumentację akurat w takiej postaci. Potwierdzają to również wyjaśnienia Ministerstwa Pracy, zgodnie z którymi pracodawca w miarę możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, powinien taką prośbę uwzględnić, jednakże decyzja w tej kwestii należy do pracodawcy.
Czy postać prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej (papierowa lub elektroniczna) ma jakieś znaczenie praktyczne?
Nie. Art. 94(11) Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Oznacza to, że dokumentacja w postaci elektronicznej ma taką samą wartość z punktu widzenia prawnego, jak dokumentacja w postaci papierowej.
Kiedy jeszcze pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą?
Trzeba to zrobić w razie zmiany postaci prowadzenia lub przechowywania dokumentacji (np. z papierowej na elektroniczną). Na mocy art. 94(9) Kodeksu pracy – pracodawca ma obowiązek poinformować o tym fakcie pracownika lub byłego pracownika i umożliwić odebranie poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania stosownego zawiadomienia w tym przedmiocie.
Kiedy pracodawca ma obowiązek wydać zainteresowanej osobie oryginały, a kiedy kopię lub skan dokumentacji pracowniczej?
Oryginał dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Niekiedy więc może być to kilkanaście, a w niektórych przypadkach 50 lat po zakończeniu zatrudnienia. W efekcie, jeżeli w tym okresie pracownik lub były pracownik zwróci się z wnioskiem dotyczącym wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej, wówczas taka osoba otrzyma wyłącznie kopię lub skan. Oryginały dokumentacji pracodawca może wydać dopiero po zakończeniu okresu przechowywania dokumentacji.
Przykład
Pracownik był zatrudniony u pracodawcy w okresie od dnia 01.01.2026 r. do dnia 30.06.2026 r. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji do dnia 31.12.2036 r. Do tej daty pracownik lub były pracownik może otrzymać tylko kopię lub skan takiej dokumentacji.
Następnie były pracownik ma miesiąc na odbiór oryginałów dokumentacji pracowniczej po zakończeniu jej przechowywania przez pracodawcę (czyli do dnia 31.01.2037 r.). Jeżeli były pracownik tego nie zrobi, wówczas pracodawca ma do 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji pracowniczej (czyli do dnia 31.01.2038 r.). W tym 12-miesięcznym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca może (ale nie musi) wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Będą to wówczas oryginały dokumentacji pracowniczej.
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy