O tym, jak ważna jest kontrola dokumentów zewnętrznych związanych z kosztami jednostki, świadczą niedawne doniesienia medialne o rozliczeniach między placówkami zdrowia a lekarzami na kontraktach. Brak odpowiedniej weryfikacji prowadzi do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dokumentów wpływających na wynik finansowy i kompletnie sprzecznych ze stanem rzeczywistym.
Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 stanowi, że: „Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ‘dowodami źródłowymi’„, czyli również dokumenty otrzymane od kontrahentów, którymi najczęściej są faktury.
Faktura zakupu zamienia się w dowód księgowy podlegający wprowadzeniu do ksiąg, gdy spełnia warunki wymienione w art. 22 ust. 1: „Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.” Oznacza to, że nie powinniśmy księgować dokumentów, które nie zostały we właściwy sposób zweryfikowane.
Rodzaje niezbędnej kontroli dokumentów nie są określone w ustawie o rachunkowości, tylko w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13.04.2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. W dziale II pkt 10-11 zapisano:
„10. Dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym:
- sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalno-prawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli;
- ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych utrwala ona w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy) – w polityce rachunkowości.
11. Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy.”
Kontrola formalna i rachunkowa jest prowadzona przez pracownika działu księgowości. Polega ona na sprawdzeniu prawidłowości kwot i obliczeń matematycznych na dokumencie oraz sprawdzeniu, czy dokument jest wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli w przypadku faktur zakupu – zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. Weryfikacja dotyczy m.in. danych nabywcy, stawki VAT, występowania danych dodatkowych, np. numeru faktury uproszczonej, podstawy zwolnienia z VAT, procedur szczególnych, takich jak MPP czy metoda kasowa.
W przypadku faktur otrzymywanych z KSeF należy w tym roku zwrócić szczególną uwagę na możliwość duplikowania faktur (można je dostać zarówno w formie papierowej bez kodu QR, jak i poprzez KSeF). 2026 rok jest rokiem przejściowym, w którym kontrahenci mogą popełniać błędy, księgowość zaś powinna je wychwytywać, aby nie wprowadzić tej samej faktury do ksiąg dwukrotnie.
Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez upoważnione osoby. Mogą to być pracownicy dokonujący zakupów w imieniu firmy, ich przełożeni czy członkowie zarządu – to zależy od obiegu dokumentów w jednostce i wewnętrznych ustaleń. W ramach tej weryfikacji sprawdzane jest, czy faktura w ogóle dotyczy jednostki (może być wystawiona na nieprawidłowy podmiot lub dokumentować wydatki o charakterze prywatnym, niezwiązane z działalnością gospodarczą). Jeśli dotyczy jednostki, to czy dane są zgodne ze stanem rzeczywistym (zamówieniem, dostawą, umową, wykonaną usługą) – sprawdzane są tu ceny, ilości, terminy płatności itp. Należy również sprawdzić, czy zakup został dokonany zgodnie z przepisami prawa czy wewnętrznymi regulaminami. Często dokumenty zakupu nie zawierają wszystkich istotnych dla księgowości informacji, należy je wtedy uzupełnić. Np. faktura zakupu energii elektrycznej nie zawiera informacji, jaki wydział firmy i ile jej zużył, ile przypada na najemców. Musi to ustalić osoba, która odczytuje liczniki energii elektrycznej czy dokonuje stosownych obliczeń na podstawie umów najmu czy prowadzonych ewidencji (w przypadku inwestycji). Zasada jest prosta – kontrolę merytoryczną przeprowadza ta osoba, która zna się na rzeczy i zrobi to dobrze.
W art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości zawarto obowiązek naniesienia na dowody księgowe informacji o ich sprawdzeniu i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można od tego warunku odstąpić, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a), czyli dysponujemy programem księgowym, który weryfikuje dane rachunkowe i podstawowe dane formalne.
Należy jednak pamiętać, że elektroniczny obieg dokumentów nie znosi obowiązku ich weryfikacji, każdy dowód księgowy musi spełniać warunki wymienione w cytowanym art. 22 ust. 1. Potwierdzeniem dokonania kontroli merytorycznej może być autoryzacja w systemie, np. za pomocą hasła i loginu upoważnionej osoby. Jeśli konieczne jest uzupełnienie dokumentu o dodatkowe informacje, dokonuje się tego przez wypełnienie pola opisowego przez upoważnioną osobę lub w inny sposób (za pomocą wewnętrznej korespondencji mailowej lub papierowej).
W interesie pracowników księgowości jest egzekwowanie od osób upoważnionych obowiązku przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Bez tego często nie wiadomo, jak zadekretować dokument (np. faktura za zakup materiałów budowlanych może dotyczyć inwestycji, remontu lub przyszłego remontu – bez opisu nie wiadomo, gdzie to ująć) oraz może powstać trudność z rozliczeniem kosztów podatkowych.
Anna Kropidłowska – księgowa
Podstawa prawna:
– Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst w Dz. U. z 2026 r., poz. 522 z późn. zmianami),
– Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 13.04.2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (jest opublikowane na stronie https://www.gov.pl/web/finanse/stanowiska-komitetu).