Jakie są zasady udzielania urlopu opiekuńczego?

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Co istotne, za czas urlopu opiekuńczego pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

W jakim terminie i w jakiej formie należy złożyć wniosek o urlop opiekuńczy?

Urlopu opiekuńczego udziela się na wniosek złożony przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Należy zaznaczyć, że przepisy nie przewidują możliwości zażądania przez pracodawcę jakichkolwiek dokumentów potwierdzających konieczność zapewnienia opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (np. zaświadczenie lekarskie, dokumentacja medyczna). W treści wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego należy jednakże wskazać m.in. przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika.

Czy pracodawca może odmówić zgody na udzielenie urlopu opiekuńczego?

Co do zasady, wniosek dotyczący urlopu opiekuńczego jest dla pracodawcy wiążący. Odmowa jest dopuszczalna, gdy złożony przez pracownika wniosek nie spełnia wymogów formalnych (np. dotyczy osoby niespokrewnionej zamieszkującej w innym gospodarstwie domowym).

Wątpliwości dotyczą sytuacji, gdy pracodawca nie może wyrazić zgody ze względów organizacyjnych (np. brak możliwości niezwłocznego zorganizowania zastępstwa). Wydaje się, że odmowa byłaby dopuszczalna jedynie wyjątkowo, gdy udzielenie zgody nie jest możliwe, ale pracodawca w razie sporu z pracownikiem powinien uzasadnić swoje zachowanie obiektywnymi przesłankami.

Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami urlopu opiekuńczego?

Niewykorzystane dni urlopu opiekuńczego nie przechodzą na rok następny. Pracownik nie ma też prawa do żadnego ekwiwalentu pieniężnego.

Czy z urlopu opiekuńczego mogą korzystać oboje rodzice lub opiekunowie, jeżeli wniosek dotyczy ich dziecka?

Żaden powszechnie obowiązujący przepis prawa pracy nie ogranicza tego uprawnienia wyłącznie do jednego z rodziców lub opiekunów dziecka. Odmienne zachowanie pracodawcy byłoby więc niezasadne.

Do ilu dni urlopu opiekuńczego ma prawo osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy (tzw. niepełny etat)?

Pracownik, którego wymiar czasu pracy jest niższy niż pełen etat, ma prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego. Nie ma przy tym znaczenia wymiar etatu. Pracodawca nie może obniżyć liczby dni urlopu opiekuńczego proporcjonalnie do wymiaru etatu. Warto pamiętać, że urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Czy osoby, które wykonują swoją pracę dłużej niż przez 8 godzin dziennie (np. system równoważnego czasu pracy) również mogą skorzystać z 5 dni urlopu opiekuńczego?

Tak. W przypadku urlopu opiekuńczego nie ma znaczenia nie tylko wymiar etatu, ale także system czasu pracy, w którym jest zatrudniona dana osoba. Urlop opiekuńczy nie jest bowiem przeliczany na godziny. Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że taka osoba skorzysta z 5 dni urlopu opiekuńczego np. po 12 godzin każdy.

Czy osoby, których dobowa norma czasu pracy jest krótsza niż 8 godzin (np. osoby ze stopniem niepełnosprawności, pracownicy podmiotów leczniczych), również korzystają z 5 dni urlopu opiekuńczego?

Tak. Korzystanie z 5 dni urlopu opiekuńczego przysługuje każdej osobie zatrudnionej na podstawie stosunku pracy, niezależnie od wymiaru etatu, systemu czasu pracy czy dobowej normy czasu pracy. Urlopu opiekuńczego udziela się bowiem w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W efekcie, osoba ze stopniem niepełnosprawności umiarkowanym lub znacznym skorzysta z 5 dni urlopu opiekuńczego po 7 godzin każdy, a w przypadku pracowników podmiotów leczniczych będzie to 5 dni po 7 godz. 35 min. każdy.

Czy, a jeżeli tak, to gdzie i jak długo przechowywać wnioski dotyczące urlopu opiekuńczego?

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie zawierają żadnej odpowiedzi. Jedyna wskazówka to § 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z w/w regulacją – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą wnioski pracownika dotyczące m.in. ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ Kodeksu pracy). Oznacza to obowiązek przechowywania takich wniosków przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu. Nie ma jednak obowiązku przechowywania takich dokumentów w aktach osobowych.

W jaki sposób pracodawca, który zatrudnia pracownika w trakcie roku, może dowiedzieć się, ile dni urlopu opiekuńczego wykorzystała taka osoba?

Dotychczasowy pracodawca ma obowiązek umieścić informacje o liczbie dni urlopu opiekuńczego wykorzystanych przez pracownika w danym roku w treści świadectwa pracy (pkt 6 ppkt 3 świadectwa).

Jakie są skutki prawne naruszenia przepisów o urlopie opiekuńczym?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5b Kodeksu pracy – kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o urlopie opiekuńczym, o którym mowa w art. 173¹ - 173³ Kodeksu pracy, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Warto podkreślić, że od dnia 8 lipca 2026 r. wysokość kary grzywny za to wykroczenie będzie wynosić od 2 000 zł do 60 000 zł.