W jakich sytuacjach można zawierać umowę o pracę na czas zastępstwa?

Umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa może zostać zawarta, gdy mamy do czynienia z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy, np. z powodu urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, bezpłatnego, długotrwałej nieobecności spowodowanej chorobą itp. Co istotne, zawarcie umowy o pracę na czas zastępstwa nie jest dopuszczalne w razie nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy czy przeniesienia na inne stanowisko.

Czy umowę na zastępstwo można wypowiedzieć?

Tak. Umowa o pracę na zastępstwo to rodzaj umowy na czas określony i obowiązują tu identyczne zasady, a zatem:

•  długość okresu wypowiedzenia (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące),
• konieczność wskazania przez pracodawcę uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia,
• obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową,
• zakaz wręczenia wypowiedzenia podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy).

Czy umowę na zastępstwo można rozwiązać w inny sposób?

Tak. Dopuszczalny jest każdy sposób rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli:

• porozumienie stron,
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (art. 52 lub art. 53 Kodeksu pracy),
• upływ czasu, na jaki umowa była zawarta (np. powrót do pracy osoby zastępowanej),
• wygaśnięcie umowy z mocy prawa (np. śmierć pracownika, 3-miesięczne tymczasowe aresztowanie, niekiedy śmierć pracodawcy).

Czy umowa o pracę na zastępstwo, która trwa powyżej 33 miesięcy, przekształca się w umowę na czas nieokreślony?

Nie. Art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy wskazuje, że ograniczenia dotyczącego 3 umów na czas określony lub 33 miesięcy zatrudnienia na czas określony nie stosuje się w przypadku umów na zastępstwo. Innymi słowy, nie ma żadnych ograniczeń liczbowych ani czasowych odnośnie do zawierania umów o pracę na czas zastępstwa.

Czy kobieta w ciąży zatrudniona na czas zastępstwa jest chroniona przed rozwiązaniem umowy?

Co do zasady tak. Niezgodne z prawem byłoby wręczenie przez pracodawcę wypowiedzenia umowy na zastępstwo od pierwszego dnia ciąży. Rozwiązanie umowy o pracę byłoby dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach:

• porozumienie stron (przy założeniu, że pracowniczka ma świadomość stanu ciąży),
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (ale w przypadku art. 52 Kodeksu pracy niezbędna byłaby zgoda reprezentującej pracowniczkę organizacji związkowej),
• upływ czasu, na jaki umowa na zastępstwo została zawarta,
• wygaśnięcie umowy z mocy prawa.

A co z przedłużeniem umowy na zastępstwo do dnia porodu?

Pracodawca nie ma obowiązku przedłużania umowy o pracę na zastępstwo do dnia porodu, nawet gdyby taka umowa kończyła się np. w szóstym czy ósmym miesiącu ciąży, co wynika z treści art. 177 § 3(1) Kodeksu pracy. Oczywiście, pracodawca może zadziałać na korzyść pracowniczki i taką umowę przedłużyć do dnia porodu, ale nie jest to jego obowiązek, lecz wyłącznie dobra wola.

Jaki wymiar czasu pracy dotyczy umowy na zastępstwo?

Żaden powszechnie obowiązujący przepis prawa pracy nie rozstrzyga jednoznacznie tego zagadnienia. Wydaje się, że przy zawarciu umowy na zastępstwo należy zastosować identyczny wymiar etatu, jak w przypadku osoby zastępowanej. Przykładowo, skoro osoba zastępowana była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, to umowa na zastępstwo powinna obejmować pełen etat. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której pracodawca na miejsce osoby zastępowanej zatrudni np. dwójkę pracowników (w każdym przypadku po pół etatu) lub tylko jedną osobę na część etatu. Takie rozwiązanie nie jest zabronione, a ostateczna decyzja w tej kwestii należy wyłącznie do pracodawcy.

Jak poprawnie wskazać w treści umowy okres zastępstwa?

W praktyce istnieją dwie możliwości:

• do dnia powrotu do pracy osoby zastępowanej,
• na czas nieobecności w pracy (np. urlop macierzyński i rodzicielski).

Warto podkreślić, że obie formy są poprawne i pracodawca ma pełną swobodę wyboru.

Czy pracodawca może w treści umowy na zastępstwo wskazać imię i nazwisko osoby zastępowanej?

W większości przypadków nie jest to konieczne. W zupełności wystarczające byłoby opisowe wskazanie, że umowa na zastępstwo jest zawarta np. do dnia powrotu do pracy głównej księgowej czy starszej specjalistki w dziale zamówień (unikalne stanowisko dotyczące danego działu czy całego pracodawcy). Dobrą praktyką mogłoby być też np. wskazanie numeru identyfikacyjnego zastępowanej osoby z systemu kadrowo-płacowego, co jest często spotykaną sytuacją. W ostateczności można byłoby się odwołać do zakresu czynności (np. do dnia powrotu do pracy osoby zajmującej się zamówieniami publicznymi). O ile to możliwe, należałoby unikać wskazywania imienia i nazwiska osoby zastępowanej, gdyż w ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie znajduje to uzasadnienia z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych.