Obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy nie regulują zasad wykonywania pracy zdalnej. Regulacje w tym zakresie zostały dodane do przepisów ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095). Spowodowała to pandemia, bowiem ta forma wykonywania pracy miała na celu ograniczenie ryzyka zakażenia się wirusem. Regulacja zawarta w przepisach wskazanej ustawy ma jednak charakter doraźny, ponieważ została przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i co istotne, może być stosowana w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Dnia 16 maja 2022 r. został odwołany stan epidemii i wprowadzony stan zagrożenia epidemicznego, co oznacza, że praca zdalna na podstawie przepisów specustawy nadal jest możliwa.

Prowadzone są jednak prace związane z wdrożeniem pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. Przewiduje to projekt z dnia 1 kwietnia 2022 r. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt znajduje się na stronie Rządowego Centrum Legislacji (nr wykazu  UD318). W artykule zostaną omówione wynikające z projektu podstawowe zasady i warunki wykonywania pracy zdalnej, w tym obowiązki w tym zakresie nałożone na pracodawcę i pracownika.

Nowe regulacje (planowany przepis art. 67(18) k.p.)

Jeśli nowe przepisy wejdą w życie, w dziale II Kodeksu pracy zostanie uchylony rozdział IIb, regulujący zatrudniania pracowników w formie telepracy, zaś zostanie dodany rozdział IIc „Praca zdalna”.

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to, ze praca zdalna będzie mogła być wykonywana albo w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo częściowo jako praca zdalna w wyznaczone dni tygodnia. Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, które powinno być uzgodnione z pracodawcą. Strony umowy o pracę będę mogły uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Polecenie pracodawcy (planowany przepis art. 67(18) § 3 k.p.)

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie możliwe tylko w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub braku możliwości zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z uwagi na działanie siły wyższej (np. powódź, huragan). Co jednak istotne, przed wydaniem polecenia pracy zdalnej, pracodawca będzie zobowiązany uzyskać od pracownika oświadczenie, że warunki lokalowe i techniczne, jakimi dysponuje pracownik, umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej. Brak oświadczenia uniemożliwi wydanie polecania wykonywania pracy zdalnej.

Wniosek pracownika (planowany przepis art. 67(18) § 5 k.p.)

Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej będzie mógł wystąpić także pracownik. Zasadniczo wniosek ten nie będzie dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem przypadku, gdy wniosek został złożony przez:

• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W przedstawionych przypadkach tylko organizacja lub rodzaj pracy będzie uzasadniało odmowę uwzględnienia wniosku. O przyczynie odmowy pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracownika.

Porozumienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej (planowany przepis art. 67(20) k.p.)

Zgodnie z projektem zmian zasady wykonywania pracy zdalnej będzie należało ustalić w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi, jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi to z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych), albo
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników);
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem -  gdy nie zostanie zawarte porozumienie między pracodawcą i zakładową organizacją związkową i nie został wydany regulamin.

W zawartym porozumieniu ze związkami zawodowymi oraz regulaminie pracodawca powinien określić w szczególności grupę pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej (w tym instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy), zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, gdy wykorzystywane są narzędzia niezapewnione przez pracodawcę, zasady kontroli oraz zasady porozumiewania się pracownika i pracodawcy, a także zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i aktualizacji oprogramowania.

Materiały i narzędzia pracy (planowany przepis art. 67(24) k.p.)

Do obowiązków pracodawcy będzie należało zapewnienie materiałów, narzędzi pracy, a także ich serwisu i konserwacji lub pokrycie kosztów z tym związanych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pacy zdanej - jeśli tak zostało to ustalone w porozumieniu lub regulaminie. Nie będzie wykluczona możliwość używania przez pracownika narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę - jeśli dają one gwarancję bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny, który będzie mógł być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z pracą zdalną. Z planowanych przepisów wynika także, ze zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będzie stanowiła dla pracownika przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków zatrudnienia (planowany przepis art. 67(31) k.p.)

Praca zdalna wykonywana przez pracownika nie zwolni pracodawcy z obowiązku zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków zatrudnienia. Jednak z uwagi na fakt, iż w przypadku pracy zdalnej pracodawca nie ma wpływu na wiele czynników środowiska pracy, takich jak w szczególności warunki lokalowe, w planowanych przepisach dotyczących pracy zdalnej zwolniono pracodawcę z obowiązku:

• zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach (art. 209(1) k.p.);
• organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem na podstawie przepisów art. 212 pkt 1 i 4 k.p.;
• określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy obowiązków dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy,
• zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej wynikających z przepisów art. 233 k.p..

Do obowiązków pracodawcy będzie natomiast należało sporządzanie oceny ryzyka zawodowego, w dalszej kolejności ustalenie zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, sporządzenia informacji w tym zakresie i zapoznanie z tą informacją pracownika, który wykonuje pracę zdalną. W związku z faktem, że praca zdalna będzie mogła być świadczona przez dłuższy czas poza siedzibą pracodawcy, w planowanych przepisach wyłączono stosowanie przepisu art. 237(3) § 2(2) k.p., co oznacza, że szkolenie okresowe pracownika będzie wymagane także w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe będzie mogło być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Przekazywanie informacji (planowany przepis art. 67 (26) - 67(27) k.p.)

W trakcie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, pracownik i pracodawca informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się będą zobowiązani przekazywać za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (poczta elektroniczna, telefon) lub w inny uzgodniony sposób. Do obowiązków pracodawcy będzie należało określenie procedur ochrony danych osobowych, a także przeprowadzenie w tym zakresie instruktażu i szkolenia.

Kontrola w miejscu wykonywania pracy (planowany przepis art. 67(28) k.p.)

Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur dotyczących ochrony danych osobowych. Kontrola w miejscu wykonywania pracy będzie mogła być przeprowadzona po uprzednim ustaleniu z pracownikiem, w godzinach pracy pracownika - na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, lub poleceniu pracy zdalnej. Kontrola nie będzie mogła naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdanej (planowany przepis art. 67(22) k.p.)

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie mógł wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. W takim przypadku strony powinny ustalić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku). W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Okazjonalna praca zdalna (planowany przepis art. 67 (33) k.p.)

Na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie. Wymiar tak wykonywanej pracy zdalnej nie będzie mógł w ciągu roku kalendarzowego przekroczyć 24 dni - co oznacza, że będzie to dotyczyło okoliczności incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych potrzebami pracownika. Pracodawca w miarę posiadanych możliwości powinien wniosek pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej uwzględnić.

Z uwagi na incydentalność, pracodawca w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, zostanie zwolniony z wielu obowiązków, które byłby zobowiązany zrealizować w przypadku wykonywania uzgodnionej pracy zdalnej, w tym w szczególności z obowiązku ustalania zasad wykonywania tej pracy w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie, z obowiązku dysponowania oświadczeniem pracownika o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych, z obowiązku dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, czy też pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.