W jakiej postaci należy przekazać informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z art. 94(6) Kodeksu pracy chodzi o postać papierową lub elektroniczną. Biorąc pod uwagę praktykę - najwygodniejszym rozwiązaniem byłoby przygotowanie takiej informacji w postaci papierowej i doręczenie jej odchodzącemu pracownikowi w pakiecie razem ze świadectwem pracy (np. osobiście za pokwitowaniem lub drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru). Postać elektroniczna (np. poprzez wiadomości e-mail) byłaby wskazana tylko wówczas, gdy pracodawca posiada zgodę zainteresowanej osoby na wykorzystanie jej adresu e-mail do celów związanych z zatrudnieniem. Co istotne, przesłanie takiej informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej nie wymaga od pracodawcy posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czy taka informacja musi zawierać konkretne daty, czy też wystarczy wskazanie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy?

Obie opcje są poprawne, a ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje pracodawca. Mając na względzie interes pracowników (łatwiejsze zrozumienie treści informacji), jak też pracodawców (oszczędność czasu w postaci mniejszej liczby osób domagających się wyjaśnienia zapisów zawartych w takim dokumencie) wskazane byłoby umieszczenie konkretnych dat zamiast wskazywania mniej czytelnych regulacji kodeksowych.

Przykład:

Informujemy, że Pani (Pana) dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31.12.2035 r.
Ma Pan(i) możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie od 01.01.2036 r. do 31.01.2036 r.
W razie nieodebrania przez Panią (Pana) dokumentacji pracowniczej we wskazanym terminie, zostanie ona zniszczona.

Czy taka informacja musi stanowić odrębny dokument, czy też pracodawca może niezbędne informacje zamieścić w treści świadectwa pracy?

Treść art. 94(6) Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że taka informacja ma stanowić odrębny dokument. Mowa jest bowiem o tym, że pracodawca WRAZ ZE świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Zamieszczenie takiej informacji w treści świadectwa pracy byłoby więc błędne.

Czy taką informację należy przekazać wszystkim osobom, które kończą zatrudnienie u danego pracodawcy?

Nie. Informację w sprawie okresu przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej należy przekazać wyłącznie pracownikom, z którymi stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. bądź później. Nie ma takiego obowiązku, jeżeli umowa o pracę została zawarta przed tą datą.

Przykład:

Pracodawca w dniu 18.07.2025 r. rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika, z dwiema osobami. Jedna z nich była zatrudniona na umowie o pracę na okres próbny (obowiązującą od 01.07.2025 r.), druga natomiast – na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (obowiązująca od 01.01.2017 r.). Tylko w tym pierwszym przypadku pracodawca ma obowiązek przekazać informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca przekazał taką informację również temu drugiemu pracownikowi.

Jak powinien zachować się pracodawca, jeżeli dana osoba została zatrudniona przed 01.01.2019 r., a następnie zawieraną z nią kolejne umowy o pracę już po tej dacie, bez żadnych przerw?

Obowiązkiem pracodawcy jest przedstawienie informacji o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej tylko w przypadku stosunków pracy zawartych 01.01.2019 r. bądź później. Warto podkreślić, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy). Za pozostałe okresy zatrudnienia pracodawca nie musi przekazać takiej informacji, choć w praktyce może budzić to wątpliwości po stronie pracownika.

Przykład:

Pracodawca 01.01.2018 r. zatrudnił panią Agatę na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Następnie, 01.04.2018 r., strony zawarły umowę o pracę na czas określony (1 rok), a po jej zakończeniu – od 01.04.2019 r. podpisano umowę o pracę na czas nieokreślony. Zatrudnienie zostało zakończone 30.06.2025 r. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przekazać pani Agacie informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej tylko za okres obowiązywania umowy o pracę na czas nieokreślony (czyli od 01.04.2019 r. do 30.06.2025 r.). Pracodawca ma prawo (ale nie obowiązek) uzupełnić taki dokument poprzez zamieszczenie informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej za pozostały okres zatrudnienia (w opisanym przypadku: od 01.01.2028 r. do 31.03.2019 r.).