Krajowy System e-Faktur - najczęstsze pytania i wątpliwości

Krajowy System e-Faktur(KseF) – zasady stosowania na przykładzie programu do fakturowania

1. Terminy wejścia w życie KSeF dla podmiotów vatowców i nievatowców:
   • Terminy wejścia KSEF, przesunięty rok podatkowy, jak liczone są obroty do wejścia przedsiębiorcy w KSEF?
   • Co z zakupami zagranicznymi, czy wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i importu usług również trzeba doliczyć do obrotu?
   • Czy najmniejsi podatnicy mają możliwość wejść później niż w 2026 roku do KSEF? Czy 10 tys. obrotu dotyczy każdej jednostki bez ograniczeń formy prawnej (jdg, sp zoo)?
2. Forma wystawienia faktury i jej przesłania:
   • Czy faktury wystawiane dla odbiorcy zagranicznego można wygenerować w KSEF i pobrać w języku angielskim?
   • Technikalia : czy jeśli w paczce wysyłanych faktur do KSEF jest faktura odrzucona to czy cała paczka jest odrzucona czy tylko konkretna faktura?
   • Jaką formę może mieć załącznik do faktury, czy może to być plik w pdf?
   • Co w przypadku zakupów internetowych np. na allegro, gdzie najpierw dokonujemy płatności a później dopiero otrzymujemy faktury?
   • Czy fakturowanie pakietów medycznych na pracowników także będzie wchodzić do KSEF?
   • Czy wczytujemy faktury, które nie podlegają opodatkowaniu w Polsce dokumentujące np. transakcje łańcuchowe?
   • Czy obowiązkowe będzie wstawianie do KSEF faktur, które są zwolnione z obowiązku fiskalizacji i są wystawiane automatycznie przez klientów w momencie zakupów internetowych?
   • W jakim przedziale czasu należy wczytać fakturę, która jest automatycznie wystawiona przez klienta?
   • Czy numeracja faktur nadawana w systemie księgowym musi mieć zachowaną kolejność numeryczną (względem daty utworzenia dokumentu w systemie księgowym) kiedy już będziemy obligatoryjnie korzystali z KSEF?
   • W jakiej sytuacji data wystawienia dokumentu będzie data wystawienia faktury w KSEF, jeśli data wystawienia w programie będzie wcześniejsza niż data wysyłki?
   • Czy można pobrać faktury zbiorczo? Czy każdą można pojedynczo?
   • Czy na liście faktur widać które zostały pobrane/odczytane?
   • Czy na fakturze sprzedaży oprócz pola nabywca jest pole odbiorca?
   • Czy data zaczytania faktury do KSEF wynikająca z nadanego numeru KSEF powinna być w systemie księgowym zapisywana? Czy ta data może być ważna z punktu widzenia np. raportowania JPK_VAT albo np. z punktu widzenia określania terminu płatności za daną fakturę?
   • Jakie rozwiązania przyjąć do obiegu załączników do faktur, poza KSEF - np. protokoły odbioru usług?
   • Czy Noty Księgowe będą jeszcze obowiązywać?
   • W przypadku wystawienia drugiej faktury korygującej, który numer faktury jako numer faktury korygowanej powinnyśmy podać na fakturze korygującej?
   • Co z kursami przeliczeniowymi w przypadku faktur WDT i eksportowych w sytuacji, gdy jest awaria i dokumenty trafią do systemu później niż dzień wystawienia?
   • Czy paragony z NIP nadal będą funkcjonować?
   • Jakie błędy na fakturach będą rodzić kary finansowe?
3. Nadanie uprawnień i autoryzacja:
   • Logowanie: Czy pracownik, logując się do systemu ma mieć profil zaufany? czy też poświadczenie podpisu?
   • Czy jeśli podatnik będzie korzystać z aplikacji niezależnego dostawcy czy w tej aplikacji ma jedynie nadać prawo uprawnienia?
   • Czy aby nadać uprawnienia będzie trzeba dodatkowo wysłać zawiadomienie do urzędu? Czy prokurent może podpisać ZAW-FA?
   • Czy każdy użytkownik może osobno logować się w sposób dowolny czy przez profil zaufany czy przez certyfikat?
   • Czy jeden pracownik może logować się profilem a drugi podpisem kwalifikowanym?
   • Czy wszystkie osoby wystawiające i wysyłające faktury w dziale handlowym mogą to robić poprzez pieczęć?
   • Jak powinno się nadawać uprawnienia dla biura rachunkowego?
   • Czy po ustaniu awarii czy w ogóle wysyłki faktury w trybie offline, gdy dokument zostanie wysłany do KSEF to wskazane dwa kody QR (offline + certyfikat) konieczne jest wysłanie do klienta faktury ponownie (jeśli tak to było ustalone z klientem, że dostaje faktury także w formie PDF’u) i czy kod QR po wysyłce do KSEF zastąpi te dwa kody, które pojawiły się na wizualizacji faktury wysłane w trybie offline poza KSEF?