W razie niemożności wydania pracownikom posiłków i napojów energetycznych, pracodawca może przekazać im bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Ich wartość korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej ustawą, wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Z dyspozycji cytowanego przepisu wynika, iż wydanie pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych powinno nastąpić w związku z realizacją ciążących na pracodawcy obowiązków wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Są one określone w art. 232 kodeksu pracy oraz rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów zwanego dalej rozporządzeniem.

Przepis art. 232 kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Zasady i warunki wydawania tych posiłków i napojów oraz ich rodzaje określa rozporządzenie. Wynika z niego, iż pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki, wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego oraz napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy (§ 1 rozporządzenia). W przypadku gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Pracownikom nie przysługuje jednak ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje (§ 8 rozporządzenia).

Z wydanych pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów musi jednoznacznie wynikać, iż uprawniają one jedynie do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych czy napojów bezalkoholowych. Jeżeli nie można ustalić towarów nabywanych w zamian za te dowody, oznacza to, że nie wiadomo, czy uprawniają one w rzeczywistości do nabycia posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, czy też innych towarów. W związku z tym nie będą one spełniały warunków do skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy (por. Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia8 października 2008 r., nr IBPB2/415-1234/08/ASz).

Ustawodawca nie określił limitu, w jakim wartość wydanych pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Tym samym, jeżeli spełnione są wszystkie warunki określone art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy, ze zwolnienia korzysta pełna wartość wydanych pracownikom dowodów uprawniających do uzyskania posiłków, artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych.