Dieta w podróży krajowej wynosi 45 zł i przysługuje na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 7 rozporządzenia). Przepis sugeruje, że pracodawca nie jest zobowiązany zapewnić pokrycia wszystkich kosztów wyżywienia pracownika, a wypłaca mu jedynie zryczałtowane świadczenie, które w zamyśle ustawodawcy ma dopełnić wydatki żywieniowe ponoszone przez oddelegowanego.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   • do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
   • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Jeżeli pracownik wyruszył w podróż służbową 15 marca o godz. 10:00 i zakończył ją 16 marca o godz. 9:30 (łącznie 23 i pół godziny), przysługuje mu jedna pełna dieta.
Jeżeli ta podróż służbowa nie zakończyłaby się o 9:30, lecz dopiero o 10:20 (łącznie 1 doba i 20 min.), pracownik może oczekiwać 1,5 diety.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Może to być miejsce stałego lub tymczasowego pobytu pracownika (§ 6 rozporządzenia).

W określonych w rozporządzeniu przypadkach pracownik dostaje dietę mniejszą od należnej lub nie dostaje jej wcale.

Należna dieta podlega potrąceniu o zapewnione pracownikowi posiłki:

1. śniadanie - 25% diety (11,25 zł);
2. obiad - 50% diety (22,50 zł);
3. kolacja - 25% diety (11,25 zł).

(W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższy przepis stosuje się odpowiednio).

Pracodawca nie musi wnikać, czy pracownik skorzystał z zapewnionego posiłku, czy też nie. Nie ma również znaczenia informacja (lub jej brak) na dokumencie zakupu, np. „usługa noclegowa ze śniadaniem”. Liczy się tylko fakt, że posiłek został zapewniony.

Przykład

Spółka wysłała pracownika w delegację krajową. Z otrzymanej zaliczki pracownik zakupił usługę hotelarską, za którą otrzymał fakturę. Z jej treści nie wynika, czy usługa obejmowała śniadanie. W rozliczeniu delegacji pracownik również o tym nie wspomniał.
Księgowa weryfikująca dokumenty sprawdziła na stronie internetowej hotelu, że cena usługi obejmowała śniadanie i potrąciła z tego tytułu należną pracownikowi dietę.

Dokumenty składające się na rozliczenie delegacji to „zwykłe” dokumenty księgowe. Podlegają zatem kontroli formalnej i rachunkowej oraz merytorycznej. W razie wątpliwości co do stanu faktycznego weryfikujemy je za pomocą dostępnych źródeł.

Według słownika języka polskiego obiad to ciepły posiłek spożywany w środku dnia, a obiadokolacja to jeden posiłek zamiast obiadu i kolacji spożywany wieczorem.

Dieta nie przysługuje:

1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 (w przypadku dni spędzanych w miejscu pobytu stałego lub czasowego pracownika w trakcie podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni);
2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przykład

Pracownik mieszka w Łodzi, skąd dojeżdża do pracy w Warszawie. Otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej do Łodzi. W tym przypadku nie przysługuje mu żadna dieta, nawet gdyby podróż trwała ponad 8 godzin.

Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jednolity w Dz.U. z 2023 r., poz. 2190)