Najnowsze badania rekruterów pokazują, że pracownicy bardziej niż wysokiego wynagrodzenia oczekują od pracodawcy zapewnienia komfortu pracy poprzez jej elastyczność i nowoczesne motywowanie. Pewna spółka dostrzegła ten trend i postanowiła nawiązać współpracę z podmiotem gospodarczym, który zapewnia dowóz posiłków. Miałoby to odbywać się w ramach stworzonego systemu, zgodnie z którym pracownicy i współpracownicy (umowa zlecenia i B2B) będą mogli zamawiać posiłki za pośrednictwem aplikacji telefonicznej oraz przez internet. Rozliczenie następowałoby bezgotówkowo. Pracodawca będzie partycypował w kosztach posiłków w ten sposób, że każdy z pracowników i zleceniobiorców otrzyma dofinansowanie posiłków na określonym poziomie dziennym. a pracownicy i współpracownicy otrzymają swoje konta w aplikacji. Z aplikacji pracownik lub współpracownik będzie mógł korzystać przez podłączenie swojej karty płatniczej do aplikacji i będzie opłacał posiłek w wielkości pomniejszonej o wysokość dziennego dofinansowania. Dofinansowanie posiłków Pracowników i Współpracowników pokrywane będzie ze środków obrotowych Spółki. Spółka raz w miesiącu otrzyma fakturę na kwotę dofinansowania.

Obiad dla pracowników to nie posiłki profilaktyczne

Posiłki otrzymywane przez pracowników w takich sytuacjach nie są posiłkami profilaktycznymi w rozumieniu rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów wydanego na podstawie art. 23² Kodeksu pracy. Spółka nie ma obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy oraz regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy zapewniania posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych. Dofinansowanie posiłków dla pracowników i współpracowników jest działaniem mającym na celu poprawę warunków pracy, zapewnienia dobrej atmosfery, a w konsekwencji zapewnienia jak najlepszej efektywności wykonywanej pracy. W aspekcie prowadzonej działalności jest to zatem wydatek celowy, ponoszony dla uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Zapewnienie dofinansowania zachęca do spożywania posiłków w biurze, wspólnie przez pracowników i współpracowników oraz sprzyja integracji. Spożywanie ciepłych, pełnych posiłków w ciągu dnia przyczynia się do zachowania dobrego stanu zdrowia.

Czy obiad w pracy to koszt pracodawcy?

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, iż podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Co na to Krajowa Informacja Skarbowa?

Organ podatkowy odniósł się w interpretacji indywidualnej z dnia 23 czerwca 2023 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.116.2023.2.BJ do prawidłowej kwalifikacji zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości dofinansowania do posiłków dla pracowników i współpracownikom prowadzącym działalność gospodarczą i wykonującym usługi w ramach umów cywilnoprawnych. Odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu dofinansowania do posiłków współpracowników, tj. osób prowadzących działalność gospodarczą i wykonujących usługi w ramach umów cywilnoprawnych Organ stwierdził, że wydatki te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów spółki. Zdaniem organu podatkowego stanowi to przejaw reprezentacji, ponieważ dofinansowanie posiłków dla współpracowników nie jest elementem należnego im wynagrodzenia, jeśli nie wynika z zawartej umowy.

Natomiast w odniesieniu do ponoszonych wydatków z tytułu dofinansowania do posiłków pracowników, stwierdzić należy, że wydatki te z kolei mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników. Niewątpliwie zapewnienie pracownikom dobrych warunków pracy poprzez możliwość zakupu tańszego posiłku spożywanego w czasie przerwy w pracy jest wyrazem starań pracodawcy o zapewnienie dobrej atmosfery podczas świadczenia pracy w biurze, ale wpływa również na wydajność pracy poprzez zwiększenie motywacji pracowników. Zwiększenie wydajności pracownika przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody.

Konkluzja

W świetle powyższego można stwierdzić, że organy podatkowe cały czas uzależniają prawo do kosztów uzyskania przychodów od rodzaju zawartej umowy. Zdaniem organów podatkowych motywowanie pracowników leży w interesie pracodawcy, ale zleceniobiorców i wykonawców usług w ramach B2B już niestety nie, chyba że wynikałoby to wprost z zawartej umowy.