Podstawą do odliczenia podatku naliczonego może być tylko faktura odzwierciedlająca rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług. W przypadku błędnego wystawienia faktury VAT należy dokonać jej korekty, bądź w określonych przepisami prawa sytuacjach wystawić notę korygującą. Co jednak zrobić, jeśli wystawca faktury odmawia akceptacji noty korygującej w zakresie poprawienia lub wskazania NIP? Czy możliwe jest odliczenie podatku z faktury zawierającej błędy formalne? Odpowiedzi na to pytanie udzielił 20 czerwca 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Błędy na fakturze należy skorygować

W sytuacji, gdy po wystawieniu faktury podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty lub stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej.

Z kolei w przypadku błędów dotyczących elementów opisowych faktury, nabywca jest uprawniony do wystawienia noty korygującej. Dotyczyć to może np. sytuacji, gdy na fakturze wskazana została błędna nazwa firmy lub nieprawidłowy adres. Notą korygującą sanować można również błędy w zakresie numeru faktury, NIP, daty sprzedaży, terminu płatności oraz oznaczenia towaru/usługi. Ustawa o podatku od towarów i usług wymaga przy tym, by nota korygująca została zaakceptowana przez jej odbiorcę. Przepisy nie określają jednak sposobu, w jakim należy to uczynić. Dlatego też wystawca zawierającej błędy faktury może zaakceptować notę korygującą w uzgodniony z nabywcą sposób, np. odsyłając jej podpisany egzemplarz pocztą tradycyjną, bądź potwierdzić korektę w zwrotnej wiadomości mailowej.

Nieprawidłowości natury formalnej a brak prawa do odliczenia VAT

W wydanej 20 czerwca 2023 r. interpretacji podatkowej nr 0113-KDIPT1-3.4012.210.2023.2.JM. Dyrektor KIS zgodził się z podatnikiem, że przepis art. 88 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia jako przesłanki negatywnej, wskazanej we wniosku nieprawidłowości polegającej na braku wskazania NIP nabywcy w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze.

Organ interpretacyjny zwrócił uwagę, że faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym, zatem - co do zasady - muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi przy tym wtedy, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową faktury, która sprzecznie z jej treścią wskazuje fikcyjne zdarzenie gospodarcze, bądź czynności, które wprawdzie miały miejsce, lecz nie dotyczą one podmiotów wskazanych na fakturze.

Zdaniem organu interpretacyjnego elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT mają wyłącznie znaczenie dowodowe, zaś jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku. O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować zdaniem organu przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Dlatego też, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują, tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego. W interpretacji dyrektora KIS wskazano, że są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Dyrektor KIS zwrócił również uwagę, że chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy o VAT, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze. W myśl interpretacji organu, brak NIP, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą, jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.