Za środki trwałe uważa się (art. 16a ustawy CIT i art. 22a ustawy PIT):

• stanowiące własność lub współwłasność podatnika,
• nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu:
  1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
  2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
  3) inne przedmioty.

Co do zasady, każda rzecz, którą podatnik nabywa oraz planuje używać ponad rok i spełniająca powyższe warunki, jest środkiem trwałym, niezależnie od wartości początkowej. Mogą to być zszywacze, dziurkacze i inne artykuły biurowe, drobny sprzęt AGD, krzesła, biurka, lampki biurkowe, regały i inne meble, rolety okienne, itp.

Rozliczanie w czasie, a nie jednorazowo takich zakupów nie ma sensu, dlatego do ustaw wprowadzono kwotową „granicę rozsądku”. Zgodnie z art. 16d ustawy CIT i art. 22g ustawy PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa (określona zgodnie z art. 16g ustawy CIT bądź art. 22g ustawy PIT) nie przekracza 10.000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Jest też inna możliwość: w przypadku, gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000 zł, podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16h-16m albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania środka trwałego, albo w miesiącu następnym (art. 16f ust.  3 ustawy CIT i art. 22f ust.3 ustawy PIT).

Ustawy podatkowe pozwalają zatem na wybór. Podatnik może środek trwały:

• zaliczyć do kosztów podatkowych w momencie oddania do używania - bez konieczności wprowadzania na ewidencję środków trwałych lub
• wprowadzić na ewidencję środków trwałych i zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym lub
• wprowadzić na ewidencję środków trwałych i amortyzować według wybranej metody amortyzacji podatkowej.

Przykład

Podatnik zakupił urządzenie techniczne za 9.600 zł. Za program operacyjny, który pozwala urządzenie obsługiwać zdalnie zapłacono 350 zł. Koszt transportu wyniósł 70 zł.
Wartością początkową jest cena nabycia, w tym przypadku 10.020 zł. Urządzenie przekracza granicę 10.000 zł, nie jest to środek trwały niskocenny - powinien być ujęty na ewidencji środków trwałych i amortyzowany według wybranej metody.

Należy pamiętać, że podejmując decyzję o rozliczeniu niskocennego składnika majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok w podatku dochodowym nie bierzemy pod uwagę tylko jego wartości, ale i inne wydatki składające się na wartość początkową.

Przykład

Podatnik zakupił w lutym trzy laptopy o wartości początkowej 5.700 zł za sztukę. Laptopy wydano pracownikom do pracy zdalnej w marcu. Podatnik postanowił nie wprowadzać ich na ewidencję środków trwałych i rozliczyć bezpośrednio w kosztach podatkowych.
Może to zrobić w marcu - w miesiącu oddania do używania, a nie w miesiącu zakupu.

W ramach limitu podatkowego 10.000 zł to podatnik podejmuje decyzję o sposobie ujęcia środka trwałego. Może niektóre ze składników niskocennych amortyzować, inne bezpośrednio wrzucać w koszty. Jak w przykładzie powyżej, trzy laptopy zakupione dla pracowników rozliczono w kosztach marca. Jeśli kolejne pięć podatnik zakupi w maju to może również rozliczyć je w kosztach lub wprowadzić na ewidencję środków trwałych. Każdy zakup to odrębna decyzja.

Zbiorcze środki trwałe

W przypadku nabycia lub wytworzenia wielu niskocennych środków trwałych prawo rachunkowe dopuszcza ich zbiorcze ujęcie w ewidencji (art. 32 ust. 6 UoR). Jest to możliwe pod warunkiem, że obiekty:

• należą do tego samego rodzaju Klasyfikacji Środków Trwałych,
• użytkowane są w podobnych warunkach, spełniają zbliżone funkcje i nie zachodzi potrzeba ustalania amortyzacji odrębnie dla każdego z nich,
• jednorazowe odpisanie w koszty poszczególnych składników zbiorczego obiektu inwentarzowego zniekształciłoby wynik finansowy.

Z interpretacji organów skarbowych wynika, że takie uproszczenie nie jest możliwe w ewidencji środków trwałych służących rozliczeniu amortyzacji podatkowej, np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 8.04.2024 r. Nr 0114-KDIP2-2.4010.63.2024.1.RK.

Przykład

Podatnik zakupił i wydał pracownikom do używania 20 laptopów o wartości jednostkowej 4.500 zł (wraz z programem operacyjnym). Łączny koszt nabycia wyniósł 90.000 zł. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości podatnik ujął laptopy jako jeden obiekt inwentarzowy i wybrał amortyzację liniową ze stawką 30 %.

Dla celów podatkowych każdy laptop jest odrębnym obiektem inwentarzowym o wartości 4.500 zł. Podatnik postanowił amortyzować je w czasie metodą liniową ze stawką 30 %.
Rozpoczęto amortyzację od miesiąca marca:
miesięczny odpis amortyzacji rachunkowej 90.000 x 30 % : 12 = 2.250 zł
suma miesięcznych odpisów amortyzacyjnych podatkowych: 4.500 x 30 % : 12 = 112,50 x 20 = 2.250 zł.

Z powyższego wynika, że niezależnie od ujęcia niskocennych środków trwałych (zbiorczo lub pojedynczo) koszty amortyzacji przy tej samej metodzie i stawce są identyczne.

Podstawa prawna:
- Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jednolity tekst w Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 z późn. zm.) - ustawa CIT
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednolity tekst w Dz.U. z 2025 r., poz. 163) - ustawa PIT
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst w Dz.U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.) - ustawa UoR