Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 lipca 2022 r. (II FSK 3036/19, prawomocny) uznał, że zwrot kosztów wykorzystywania prywatnych samochodów do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki to przychód pracownika ze stosunku pracy i należy w tym przypadku odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nawet w sytuacji, kiedy podmiot będący pracodawcą prowadzi działalność na terenie całego kraju, co wymaga używania samochodów prywatnych, gdy pracownik odbywa podróż na zlecenie pracodawcy, oznacza to podatkowe przysporzenie majątkowe dla pracowników.

Strona skarżąca wskazała, że planuje podpisać umowy z pracownikami o używanie ich samochodów do celów służbowych, aby minimalizować koszty floty firmowej. Z wniosku o interpretację indywidualną w tej sprawie wynikało, że umowy będą zawierane zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).

Na podstawie zawartych umów Skarżąca chciała zwracać pracownikom koszt używania przez nich samochodów na jej potrzeby w okresach miesięcznych na podstawie tzw. kilometrówki (stawka za kilometr nie będzie wyższa niż wynikająca z rozporządzenia).

Organ podatkowy uznał, że zwroty za przejazdy prywatnym samochodem to przychód pracownika ze stosunku pracy z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, który powinien być opodatkowany. Nie zgodził się przy tym, że w opisanym przez spółkę przypadku można zastosować zwolnienie podatkowe i nakazał pobierać zaliczki na podatek dochodowy.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie poddał kontroli rozstrzygnięcie organu i stwierdził, że ten nie miał podstaw do uznania kwot wypłacanych pracownikom za wykorzystywanie prywatnego samochodu w celach służbowych za przychód ze stosunku pracy. Niestety NSA uchylił ten korzystny dla Spółki wyrok. W analizowanej sprawie Sąd odwołał się do wcześniejszego wyroku NSA z dnia 10 listopada 2020 r. (sygn. II FSK 1863/18), na mocy którego uznano, że przychodem podatnika ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności będą to wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Będą to także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Co może budzić wątpliwości w praktyce, Naczelny Sąd Administracyjny nie dopatrzył się jednoznacznego potwierdzenia, że zwrot wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu dla celów służbowych jest ponoszony w interesie pracodawcy. Sąd oceniał tę kwestie w korelacji z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) i uznał, że w razie umownego wskazania, że pracodawca będzie wypełniał określone świadczenia na rzecz pracownika, np. opłacał mieszkanie służbowe, fundował bilet miesięczny, czy pakiet ubezpieczenia zdrowotnego, to akceptując warunki umowy, pracownik wyraża zgodę na przyjęcie tych świadczeń. W konsekwencji należy to traktować jako - stanowiący część dochodu - element wynagrodzenia za pracę. Taka kwalifikacja prawnopodatkowa nie powinna ulec zmianie nawet wówczas, gdy zostaną one zaproponowane w trakcie trwania stosunku służbowego, czy stosunku pracy, zawsze jednak po uzyskaniu zgody pracownika.