Istotność jest jedną z zasad wymienionych w ustawie o rachunkowości (art. 4 ust. 4a). Jej stosowanie ma upraszczać czynności i rozliczenia księgowe w sposób, który nie zniekształca rzetelnego obrazu jednostki. Czasami jej stosowanie jest wręcz niezbędne, np. w przypadku określenia granicy dla środków trwałych niskocennych - bez tego amortyzowalibyśmy w czasie drobne składniki wyposażenia czy każdy mebel.

Ustawa o rachunkowości zawiera katalog różnych uproszczeń, które są dostępne dla jednostek mikro i małych (np. w zakresie wzoru sporządzanego sprawozdania finansowego, możliwości odstąpienia od niektórych wycen i aktualizacji, wykazywania zdarzeń zgodnie z prawem podatkowym).

Drugi katalog uproszczeń jest autonomiczną decyzją każdej jednostki i wynika z analizy potrzeb wprowadzenia rozwiązań ułatwiających pracę księgowości. Należy pamiętać, że w jednym i drugim przypadku stosowanie uproszczeń to prawo, a nie obowiązek, a możliwość ich stosowania musi wynikać z polityki rachunkowości.

Ustawa stanowi, że „stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.”

Pierwszym ważnym ograniczeniem w stosowaniu zasady jest konieczność zachowania właściwej perspektywy. Wartość pojedynczego zdarzenia może być uznana za mało istotną, jeśli jednak takich zdarzeń jest dużo, to suma ich wartości może być już kwotą istotną i zastosowanie uproszczenia może zniekształcać obraz całości.gólne)

Przykład

Spółka ubezpiecza samochody osobowe i dostawcze. Wartość pojedynczej polisy OC jest uznana za kwotę nieistotną (w ramach przyjętego w jednostce progu istotności dla RMK) dlatego spółka postanowiła zrezygnować w tym zakresie z rozliczeń międzyokresowych kosztu i całość polisy rozliczać na wynik finansowy w miesiącu opłacenia ubezpieczenia.

Liczba samochodów w spółce objętych ubezpieczeniem wynosi 96 sztuk. W takiej sytuacji należy sprawdzić, czy zasada istotności stosowana do wszystkich pojazdów nie zniekształci obrazu finansowego firmy.

Suma wszystkich opłat za OC samochodów wyniosła w 2024 roku 113 000 zł, a w roku 2025 ponad 120 000 zł (przyczyną wzrostu składki jest głównie inflacja, a nie istotna zmiana liczby samochodów).  Spółka wyliczyła, że rozliczając każdą z zawartych polis w czasie osiągnie podobne obciążenie wyniku finansowego rok do roku również, gdyby rozliczała każdą z polis jednorazowo. Oczywiście nie byłoby tak, gdyby liczba samochodów objętych ubezpieczeniem podlegała istotnym wahaniom rok do roku. Zatem stosowanie zasady istotności wymaga oceny jej wpływu nie tylko przy ujęciu pojedynczego zdarzenia, ale sumy wszystkich zdarzeń podobnych.

W 2025 roku opublikowano Krajowy Standard Rachunkowości Nr 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości”. Wszedł on w życie od 1 stycznia 2026 r., z zastrzeżeniem, że może być stosowany już do sprawozdań za 2025 r.

„Uproszczenie dotyczące czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów polega na tym, że jednostka określa kwotę lub procent - próg istotności przy początkowym ujęciu – poniżej których rozliczenia w czasie uważa się za nieistotne, a tym samym zbędne. Koszty dotyczące przyszłych okresów poniżej tej wartości ujmuje się jako koszty bieżącej działalności.” (12.10)

Przykład 12.1

Jednostka określiła w zasadach (polityce) rachunkowości próg istotności ujęcia usług jako czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w aktywach w kwocie 3500 zł. Poniesione w listopadzie wydatki na opłacone z góry koszty rocznej prenumeraty czasopisma dla księgowych w wysokości 269 zł może zatem ująć jako koszt bieżącej działalności.

Przykład 12.2

Jednostka opłaciła 15 grudnia br. koszty ubezpieczenia OC w wysokości 240 tys. zł. Polisa obejmuje okres od 16 grudnia br. do 15 grudnia roku kolejnego. Kwotę ujęto w czynnych rozliczeniach międzyokresowych kosztów. W takiej sytuacji jednostka może w roku bieżącym zastosować jedno z trzech rozwiązań:

• ująć w kosztach kwotę odpowiadającą 16 z 365 dni okresu objętego ubezpieczeniem,
• zastosować uproszczenie polegające na ujęciu w kosztach 1/12 kwoty poniesionego kosztu,
• zastosować uproszczenie polegające na przeniesieniu całego kosztu na kolejny rok obrotowy.

W kolejnym roku obrotowym jednostka może odnosić saldo rozliczeń międzyokresowych kosztów do każdego kolejnego miesiąca albo jednorazowo w koszty stycznia tego roku obrotowego.

Brak właściwej perspektywy w ocenie możliwości stosowania uproszczeń może prowadzić do rażącego zniekształcenia sytuacji majątkowej jednostki.

Przykład 4.3

Wpływ oczywistego zniekształcenia rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki na możliwość zastosowania uproszczenia.

Spółka z o. o. zajmująca się transportem oraz spedycją zakończyła ubiegły i bieżący rok obrotowy przychodami ze sprzedaży produktów i towarów w kwocie 60 mln zł i sumą bilansową 10 mln zł, z czego wartość bilansowa środków trwałych wyniosła 100 tys. zł. Spółka zawarła umowę leasingu 50 ciągników siodłowych. Wartość każdego z nich (wartość umowy leasingu) wynosiła 85 tys. euro, czyli ok. 400 tys. zł. Zatem łączna wartość leasingowanego majątku to ok. 20 mln zł. Zgodnie z przepisami podatkowymi umowy leasingu zostały zaliczone do leasingu operacyjnego, natomiast zgodnie z kryteriami zawartymi w art. 3 ust. 4 ustawy ciągniki należy zaliczyć do aktywów spółki (korzystającej).

Z racji kwalifikacji spółki do jednostek małych, zarząd spółki skorzystał z prawa do uproszczenia polegającego na zastosowaniu podatkowych zasad klasyfikacji majątku w leasingu, zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy i nie ujął ciągników jako aktywa (środki trwałe).

Przyjęte rozwiązanie nie jest prawidłowe. Ujęcie ciągników w aktywach jednostki spowodowałoby potrojenie sumy bilansowej (z 10 mln zł na ok. 30 mln zł). Co więcej, zakup ciągników jest związany z podstawową działalnością jednostki i ma fundamentalny wpływ na tę działalność. Spółka, stosując uproszczenia, w oczywisty sposób zniekształca rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

Zasada istotności to największy przyjaciel księgowego. Stosowanie jej wymaga jednak analizy, obserwacji i refleksji. Decyzje zarządu czy wygoda księgowego nie mogą być ważniejsze niż najważniejszy cel, jakim jest sporządzenie rzetelnego sprawozdania finansowego.

Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst w Dz. U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.),- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst w Dz. U. z 2023 r., poz.120 z późn. zm.),
- Krajowy Standard Rachunkowości Nr 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości” (Dz. Urz. Min. Fin. i Gosp. z 2025 r., poz.29).