Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT (tożsamym z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT) „koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.”.

Powyższe oznacza, że w związku z nabyciem certyfikatu, w przypadku gdy koszty odnoszą się do okresu przekraczającego rok podatkowy, to prawidłowym działaniem jest zaliczanie ich proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Przykładowo, gdy wydatki związane z nabyciem podpisu kwalifikowanego dotyczą okresu ważności 3 lat - tym samym, mając na uwadze wskazany przepis, koszt zakupu certyfikatu kwalifikowanego należy potrącić proporcjonalnie w kolejnych trzech latach podatkowych, proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów pozostaje bez znaczenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, którego dotyczy zakup certyfikatu kwalifikowanego. Istotnym podatkowo pozostaje fakt, że momencie poniesienia, koszt zakupu certyfikatu pozostawał w związku z przychodami przedsiębiorstwa.

Warto zwrócić uwagę na praktykę interpretacyjną organów podatkowych. Według części stanowisk, prawidłowym jest zaliczenie poniesionego kosztu jednorazowo w dacie jego poniesienia, gdy podatnik prowadzący pełną księgowość, uzna dla celów bilansowych poniesiony wydatek za nieistotny i nie wpłynie na zniekształcenie wyniku jednostki w ramach przyjętych uproszczeń - koszt taki może być zaliczony jednorazowo, bez konieczności rozliczania międzyokresowego (zob. interpretacja indywidualna DKIS z dnia 4 grudnia 2017 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.372.2017.1.AK).

Tożsame stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2018 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.259.2018.1.AP, w której stwierdził, że „Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wynik finansowy. Rozliczanie kosztów w czasie jest uzasadnione, gdy stanowią one kwotę istotną dla podatnika. Nie ma natomiast uzasadnienia do rozliczania międzyokresowego kwot, które w skali działalności firmy są nieistotne, tzn. nie wpływają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. W takim przypadku mogą być jednorazowo zaliczane w koszty. Przepisy nie przesądzają o wysokości kwoty wydatku decydującej o formie rozliczenia. W zależności zatem od skali prowadzonej działalności oraz wysokości ponoszonego wydatku podatnik decyduje, czy jest to wartość istotna, która powinna być rozliczona w czasie, to znaczy w poszczególnych miesiącach, czy też jest to kwota nieistotna, którą można jednorazowo zaliczyć do kosztów podatkowych w dacie poniesienia”.

W tym zakresie należy zatem przeanalizować sytuację bilansową jednostki oraz zapisy polityki rachunkowości.

Zastosowane źródła prawa:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1 z późn. zm., dalej jako: ustawa o PIT),
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 583 z późn. zm., dalej jako: ustawa o CIT).