Niejednokrotnie zdarza nam się potrzeba przerwania pracy, opuszczenia miejsca jej wykonywania i wyjścia w celu np. załatwienia jakiejś prywatnej sprawy, chociażby natury urzędowej. Takie wyjścia znajdują swoje uregulowanie w przepisach Kodeksu pracy. Jakie są podstawowe wątpliwości związane z chęcią „wyskoczenia” na chwilę z pracy?
W jakiej formie należy składać wnioski dotyczące wyjścia prywatnego?
Pisemnej. Narzuca to art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy. Niewystarczające będzie więc składane wniosków w formie elektronicznej (np. e-mail, sms, program komputerowy obowiązujący u pracodawcy).
O jakich zasadach należy pamiętać przy odpracowaniu wyjść prywatnych?
Po pierwsze, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Po drugie, takie odpracowanie nie może naruszać nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego ani 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.
Przykład: Pracownik jest zatrudniony od poniedziałku do piątku od godz. 8:00 do 16:00. Osoba ta ma do odpracowania ma 7 godzin wyjść prywatnych. Strony ustaliły, że takie odpracowanie będzie miało miejsce w czwartek od 16:00 do 23:00. Taka sytuacja spowoduje brak zapewnienia odpoczynku dobowego. Pracownik zakończy bowiem odpracowanie wyjścia prywatnego o godz. 23:00 w czwartek, a rozpocznie pracę zgodnie z rozkładem czasu pracy o godz. 8:00 w piątek. Może to wyczerpywać znamiona wykroczenia (naruszenie przepisów o czasie pracy – art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy).
Czy wyjścia prywatne trzeba odpracować za jednym razem, czy też można je podzielić na więcej części?
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie rozstrzygają takich wątpliwości. Skoro nie jest to zabronione, można uznać, że taka sytuacja jest dozwolona. Przykładowo, pracowniczka ma do odpracowania 4 godziny, co oznacza, że może to sobie podzielić na dwie lub więcej części, niekoniecznie równych. Należy przy tym pamiętać o zachowaniu 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.
Jak traktować odpracowanie wyjścia prywatnego w dniu wolnym (np. w tzw. wolną sobotę)?
Należy wziąć pod uwagę stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 11 marca 2014 r. (GNP-364/501-023-21-1/14). Zgodnie z tymi wyjaśnieniami niedopuszczalne jest polecenie odpracowania zwolnienia w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, gdyż działanie takie prowadziłoby do naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a co za tym idzie – przepisów o czasie pracy (wykroczenie, o którym mowa w art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy).
Czy pracodawca może narzucić pracownikowi termin odpracowania wyjścia prywatnego?
W praktyce tak. Pracodawca może uzależnić zgodę na skorzystanie przez pracownika z tzw. wyjścia prywatnego od tego, że zostanie ono odpracowane w konkretnym terminie (np. najpóźniej do dnia…). Końcowa decyzja zawsze będzie należeć do pracodawcy.
Do kiedy należy odpracować wyjście prywatne?
Brak przepisu w Kodeksie pracy, który rozstrzygałby jednoznacznie taką kwestię. Najczęściej spotykana odpowiedź wskazuje na koniec okresu rozliczeniowego. Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, aby takie odpracowanie miało miejsce nawet po jego zakończeniu. Nie jest to bowiem praca w godzinach nadliczbowych. Niekiedy stosowne zapisy znajdują się w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy). Może się też okazać, że pracodawca wskaże termin krótszy niż okres rozliczeniowy (np. do końca tygodnia, do końca miesiąca).
Jakie są skutki braku odpracowania wyjścia prywatnego?
Pracownik nie zachowuje wówczas prawa do wynagrodzenia. Pracodawca ma pełne prawo pomniejszyć wysokość wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik nie odpracował wyjścia prywatnego. Zastosowanie znajdzie tu bowiem reguła wyrażona w art. 80 Kodeksu pracy (czyli wynagrodzenie przysługujące za czas przepracowany).
Czy jest jakiś limit wyjść prywatnych (np. tygodniowy lub miesięczny)?
Nie ma takiego limitu. To pracodawca decyduje o takim limicie (np. w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy). W ostateczności, pracodawca może przestać wyrażać zgodę na korzystanie przez konkretnego pracownika z wyjść prywatnych.
Czy wyjście prywatne może obejmować cały dzień pracy (np. 8 godzin)?
Nie ma żadnych przeciwwskazań prawnych, aby taka sytuacja miała miejsce. Przykładowo, pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy i nie chce wnioskować o urlop bezpłatny, gdyż zależy mu na otrzymaniu wynagrodzenia, które nie zostanie pomniejszone. Należy jednak pamiętać o tym, że końcową decyzję w tej kwestii podejmować będzie pracodawca, który może (ale nie musi) wyrazić zgodę na wniosek pracownika.
Jak ewidencjonować wyjścia prywatne?
Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej – w ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek wskazać m.in. podstawę i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. wyjście prywatne). W ewidencji czasu pracy powinna się więc znaleźć informacja, że np. w dniu 03.11.2023 r. pracownik przepracował 6 godzin, godzina rozpoczęcia pracy 8:00, godzina zakończenia pracy 14:00, a przez 2 godziny (np. od 14:00 do 16:00) korzystał z wyjścia prywatnego. Analogicznie, w przypadku odpracowania wyjścia prywatnego: liczba godzin przepracowanych 10, godzina rozpoczęcia 8:00, godzina zakończenia 18:00, ale też informacja, że 2 godziny (od 16:00 do 18:00) stanowią odpracowanie wyjścia prywatnego.
Czy z wyjść prywatnych mogą korzystać również pracownicy niepełnosprawni?
Stanowisko Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy z dnia 28 października 2014 r. pozwala na taką opcję. Wyjaśnienia PIP wskazują, że pracownicy niepełnosprawni mają prawo odpracowywać wyjście prywatne na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy.
Czy wyjście prywatne jest dopuszczalne przy pracy zdalnej?
Tak. Co więcej, złożenie wniosku dotyczącego wyjścia prywatnego w przypadku pracownika zatrudnionego przy pracy zdalnej nie wymaga formy pisemnej. Wnioski te mogą mieć postać papierową lub elektroniczną.
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy