Co w praktyce oznacza udzielenie urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego?
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy „stosownie do art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p. Wskazany wyżej przepis przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego” (tak: pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 30 sierpnia 2012 r., GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP).
Przykładowo, pracownik ma 4 dni urlopu zaległego za 2024 r. W dniu 30.09.2025 r. osoba ta rozpoczyna urlop zaległy i będzie na nim przebywać jeszcze przez pierwsze 3 dni robocze października (01.10.2025 r. – 03.10.2025 r.), co pozwoli na wykorzystanie urlopu zaległego zgodnie z opinią zaprezentowaną przez PIP.
Czy pracodawca może wydać pracownikom polecenie wykorzystania urlopu zaległego?
Tak. Co istotne, takie polecenie będzie zgodne z prawem, co potwierdza m.in. orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). W innym wyroku Sąd Najwyższy uznał, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału (obecnie – do 30 września) następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie (patrz: fragment uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r., I PK 403/02).
Czy urlop zaległy przepada po upływie 30 września następnego roku kalendarzowego?
Nie. Po upływie 30 września następnego roku kalendarzowego w dalszym ciągu mamy do czynienia z urlopem zaległym, a pracownik ma prawo domagać się udzielenia takiego urlopu przez 3 lata, gdyż taki jest okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Przykładowo, urlop zaległy za 2024 r. powinien zostać udzielony najpóźniej do dnia 30 września 2025 r. Jeżeli tak się nie stanie, wówczas urlop za 2024 r. przedawni się po upływie 3 lat, czyli w dniu 1 października 2028 r.
Czy pracodawca zamiast udzielenia urlopu zaległego może wypłacić pracownikom ekwiwalent pieniężny?
Nie. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest dopuszczalna wyłącznie w razie rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli natomiast pracownik pozostaje w zatrudnieniu, wówczas obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu w naturze, czyli w dniach wolnych. Przy założeniu, że nie uda się tego zrobić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, to urlopu zaległego należy udzielić jak najszybciej po upływie tego terminu. Nawet gdyby pracodawca wypłacił ekwiwalent pieniężny, to i tak pracownikowi należy udzielić urlopu zaległego w dniach wolnych. Pracownik nie może bowiem zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze. Jednocześnie trzeba brać pod uwagę fakt, że będzie to stanowić naruszenie art. 168 Kodeksu pracy, a co za tym idzie – taki przebieg zdarzeń może być przedmiotem postępowania kontrolnego.
Jakie są skutki prawne braku udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego?
Brak udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi naruszenie art. 168 Kodeksu pracy i może wyczerpywać znamiona wykroczenia z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, które zagrożone jest karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Co ciekawe, powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie wskazują, że pracownik ma prawo domagać się wówczas jakiejkolwiek rekompensaty finansowej. Można byłoby to rozważyć, ale wyłącznie na gruncie postępowania cywilnoprawnego, a i to pod warunkiem wykazania przez pracownika, że poniósł on szkodę na skutek zawinionego zachowania pracodawcy.
W jakich sytuacjach wykorzystanie urlopu zaległego po 30 września następnego roku kalendarzowego nie będzie stanowić naruszenia przepisów?
Brak udzielenia urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego byłby uzasadniony wyjątkowo, w skrajnych przypadkach, na które pracodawca nie miałby żadnego wpływu.
Przykładowo, pracownik mający urlop zaległy przedstawia w styczniu długotrwałe zwolnienie lekarskie (wyczerpany okres zasiłkowy, a następnie pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego). Inny przykład: pracowniczka, która urodziła dziecko w listopadzie, postanowiła wykorzystać jednorazowo 20 tygodni urlopu macierzyńskiego i 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego.
Nie ulega jednak wątpliwości, że pracodawca nie uniknie odpowiedzialności w razie kontroli PIP, jeżeli urlop zaległy nie został udzielony najpóźniej do 30 września na wniosek pracownika. Byłoby to bowiem dalece niewystarczającym uzasadnieniem takiego przebiegu zdarzeń.
Czy pracownik może rozpocząć urlop zaległy bez zgody pracodawcy po upływie 30 września następnego roku kalendarzowego?
Nie. W myśl orzecznictwa Sądu Najwyższego „zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału (obecnie – do 30 września) następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy” (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 05.12.2000 r., I PKN 121/00).
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy