Zasady tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Plusy i minusy e-dokumentacji oraz ochrona danych osobowych w dziale kadr
Szkolenie ma na celu zapoznać uczestników z zasadami zakładania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z kodeksu pracy i rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym możliwości i warunków zamiany wersji papierowej na elektroniczną i odwrotnie, a także plusów i minusów każdej z tych form.
Rok 2023 r. przyniósł szereg zmian w zakresie uprawnień pracowników jak i pracodawców w zakresie m.in. urlopów opiekuńczych, zwolnienia z tytułu siły wyższej, uprawnień rodzicielskich, ale także w zakresie pracy zdalnej czy możliwości przeprowadzania kontroli trzeźwości przez zakład pracy. Powyższe zmiany spowodowały konieczność nowelizacji i dostosowania przepisów o dokumentacji pracowniczej. Niniejsze szkolenie zapewni uczestnikom zdobycie wiedzy w zakresie dostosowania dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów prawnych.
Podczas szkolenia omówione zostaną również kwestie związane z dokumentowaniem zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, cudzoziemców czy wpływu złożenia orzeczenia o stopniu niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia. Dodatkowo poruszona zostanie problematyka ochrony danych osobowych w dziale kadrowym.
Szkolenie zostanie podparte stanowiskami Ministerstwa Pracy, Państwowej Inspekcji Pracy, Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:
- Dokumentacja pracownicza - co obejmuje? Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, okres przechowywania, warunki skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zniszczenie i wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Obowiązki pracodawcy.
- Papierowo czy elektronicznie? Digitalizacja dokumentacji. Czy można prowadzić dokumentację w obu formach? Czy można zmienić postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Obowiązki pracodawcy w tym zakresie.
- Akta osobowe - część A:
- Ochrona danych osobowych w dziale kadr - dane i informacje pozyskiwane od kandydatów do pracy i pracowników. Dane wrażliwe, dane dobrowolne, klauzula informacyjna, kwestionariusz.
- Czy pracodawca może pozyskać informacje o zdrowiu czy szczepieniu pracownika?
- Jakie dokumenty powinny a jakie mogą znaleźć się w części A?
- Oryginały czy kopie?
- Oświadczenia o niekaralności: kiedy są wymagane.
- Badania wstępne.
- Szczególne uprawnienia pracownika niepełnosprawnego, dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności.
- Postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa (u zagranicznego pracodawcy).
- Dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje, przebieg zatrudnienia,
- Dane osobowe osoby zawiadamianej w razie wypadku pracownika.
- Akta osobowe - część B. Dokumenty tworzone w trakcie zatrudnienia pracownika:
- Umowa o pracę - zasady określania miejsca wykonywania pracy, informacje o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.).
- Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminów.
- Ocena ryzyka zawodowego.
- Informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, kontroli trzeźwości.
- Zapoznanie się z przepisami BHP.
- Dokumentacja uprawnień rodzicielskich.
- Zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników i ich dokumentowanie.
- Zmiany w treści stosunku pracy, wypowiedzenia zmieniające, aneksy do umów o pracę, przeniesienie służbowe, polecenia, oświadczenia.
- Dokumentacja pracy zdalnej.
- Akta osobowe - część C. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, Świadectwo pracy. Nowa treść świadectwa pracy.
- Akta osobowe - część D. Dokumentacja kar porządkowych - tworzone dokumenty i zasady ich usuwania z akt osobowych zgodnie z nowymi przepisami.
- Akta osobowe - część E. Dokumentacja kontroli trzeźwości. Czy pracodawca dostanie notatkę z kontroli przeprowadzonej przez uprawniony organ?
- Nowe uprawnienia pracownicze a dokumentacja osobowa. Omówienie zmian w zakresie dokumentacji pracowniczej z 2023 r.
- Pozostała dokumentacja pracownicza - gdzie ją przechowywać. Przykłady z praktyki np. deklaracje ZUS, dokumentacja PPK, ZFŚS, inne.
- Inna dokumentacja pracownicza:
- Jakie nowe informacje znajdują się w ewidencji czasu pracy?
- Jakie dokumenty przechowujemy wraz z ewidencja czasu pracy?
- W jakiej formie powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?
- Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy?
- Czy przechowujemy również harmonogramy czasu pracy?
- Ewidencja odzieży i obuwia roboczego.
- Ewidencja dokonanych wypłat wynagrodzenia i innych składników.
- Zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych- co kontroluje PIP a co ZUS.
- Badania lekarskie i szkolenia BHP dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych zakres dokumentacji. Zmiany obowiązujące od 01.01.2019 r.
Prowadzący:
Ewa Przybylak
Radca Prawny, Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz słuchacz studiów podyplomowych z Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy WSB w Gorzowie Wlkp. Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego i Kadr Akademii im. Jakuba z Paradyża w Gorzowie Wlkp. oraz wieloletni wykładowca akademicki w tej samej Uczelni.
Były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy w Gorzowie Wlkp. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla kadry zarządzającej oraz pracowników działów personalnych. Kierownik Studiów Podyplomowych z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Prawa Pracy.
Abyś mógł uczestniczyć w szkoleniach online, wybierz najlepszy dla Ciebie pakiet szkoleniowy
Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.
Potwierdzenie edycji danych uczestnictwa w szkoleniu otrzymasz również w osobnej wiadomości e-mail.
