Nowelizacja akt osobowych, czyli o czym należy pamiętać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Początek ubiegłego roku to wielkie zmiany w zakresie sposobu prowadzenia i okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Modyfikacji uległy nie tylko przepisy Kodeksu pracy, lecz również wydane zostało nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W trakcie szkolenia przyjrzymy się bliżej wszystkim najważniejszym zmianom z tego obszaru.

Odpowiemy na pytanie w jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, a kiedy 50 lat. Zastanowimy się nad plusami i minusami zmiany postaci przechowywanej dokumentacji. Doprecyzujemy komu należy wydawać informację o okresie przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji. Wyjaśnimy jakie są skutki braku zniszczenia dokumentacji. Wypunktujemy nowe dokumenty wchodzące w skład akt osobowych. Pochylimy się również nad wszystkimi zmianami dotyczącymi prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Podczas zajęć korzystać będziemy nie tylko z aktualnego stanu prawnego, lecz także wyjaśnień i stanowisk urzędów (Ministerstwo Pracy, Państwowa Inspekcja Pracy).

Serdecznie zapraszamy.

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

I. Nowa definicja dokumentacji pracowniczej. Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

II. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:

1. Kiedy okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat, a kiedy 10 lat?

2. Jak obliczać upływ okresu 10 lat i 50 lat przechowywania dokumentacji?

3. Jakie warunki należy spełnić, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji?

4. Jak należy obliczać okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem?

III. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji:

1. Czy pracodawca ma obowiązek zmieniać postać prowadzonej dokumentacji, czy też zgodne z prawem będzie pozostawienie wyłącznie formy pisemnej?

2. Czy zmiana postaci przechowywanej dokumentacji może dotyczyć tylko części pracowników?

3. Czy zgodne z prawem można wielokrotnie zmienić postać prowadzonej dokumentacji?

4. Jakie warunki są niezbędne, aby zmienić postać dokumentacji pracowniczej?

5. Kogo należy poinformować o zmianie postaci przechowywanej dokumentacji?

6. Czy zgodne z prawem jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dwóch postaciach (papierowej i elektronicznej)?

IV. Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej:

1. W jakiej formie należy przekazać taką informację?

2. Której grupie pracowników należy przekazać taką informację, a kiedy nie ma takiego obowiązku?

3. Czy taka informacja powinna zawierać wskazanie konkretnych dat, czy wystarczy samo przywołanie odpowiednich przepisów?

4. Czy taka informacja może być zawarta w treści świadectwa pracy zamiast stanowić odrębny dokument?

V. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej:

1. W jakim terminie pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

2. Czy zniszczenie dokumentacji to obowiązek, czy uprawnienie pracodawcy?

3. Czy istnieją jakiekolwiek sankcje prawne z tytułu braku zniszczenia dokumentacji?

VI. Wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1. Kto może wystąpić z takim wnioskiem?

2. W jakiej formie powinien być złożony wniosek?

3. Ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii całości lub części dokumentacji?

4. Czy pracodawca może wydać kopię całości lub części dokumentacji odpłatnie?

VII. Modyfikacja przepisów wykroczeniowych dotyczących dokumentacji pracowniczej. Za co może zostać ukarany pracodawca?

VIII. Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej:

1. Katalog dokumentów tworzących poszczególne części akt osobowych.

2. Co wchodzi w skład nowej części D akt osobowych? Czy akta osobowe wszystkich pracowników powinny zawierać nową część D?

3. Wykaz nowych dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych.

4. Czy pracodawca może przechowywać w aktach osobowych dokumenty, które nie zostały wymienione w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?

IX. Ewidencja czasu pracy jako element dokumentacji pracowniczej:

1. Jakie nowe informacje znajdują się w ewidencji czasu pracy?

2. Dokumenty, wnioski i zgody, czyli nowe elementy dodatkowe wchodzące w skład ewidencji czasu pracy.

3. W jakiej formie powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?

4. Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy?

5. Jakie są skutki nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy?

6. Czy poza ewidencją czasu pracy powinien przechowywać również harmonogramy czasu pracy?

Prowadzący:

Michał Podsiedlik

Prawnik. Absolwent Uniwersytetu Śląskiego na Wydziale Prawa i Administracji oraz studiów podyplomowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Specjalista ds. bhp, po ukończonych studiach podyplomowych na Politechnice Śląskiej. Wieloletni pracownik Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach, gdzie poza funkcją eksperta ds. prawa prawy pełnił także rolę rzecznika prasowego. Doświadczenie i praktyczne wdrażanie zagadnień z zakresu prawa pracy zdobywał w dziale nadzorującym kwestie kadrowe. Obecnie przedsiębiorca zajmujący się szkoleniami z dziedziny prawa pracy.

Ekspert prawa pracy specjalizujący się przede wszystkim w zagadnieniach dotyczących czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, a także mobbingu, dyskryminacji i równego traktowania w zatrudnieniu. Od kilkunastu lat trener z dużym doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń z zakresu prawa pracy, który w trakcie zajęć stara się wyjaśniać w przystępny sposób nawet najbardziej skomplikowane zagadnienia prawne, a poszczególne przepisy przekładać na rozwiązania praktyczne. Doradca i konsultant, który wraz z klientami wypracowuje najbardziej adekwatne dla nich rozwiązania prawne, godząc funkcjonowanie organizacji z ramami kodeksu pracy.

Nowelizacja akt osobowych, czyli o czym należy pamiętać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Zapisz się na szkolenie

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.