KSeF – wpływ na obieg dokumentów w firmie

Szanowni Państwo,
mamy przyjemność zaprosić na szkolenie, które do tematyki KSeF odnosi się przez perspektywę obiegu dokumentów w firmach.

Przepisy o dobrowolnym KSeF obowiązują od roku 2022. Pomimo przesunięcia obowiązkowego KSeF, w przyszłym roku wystawianie faktury ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Przesunięcie nie powinno zasadniczo zmienić wdrożonych rozwiązań ani przepisów prawnych regulujących zasady fakturowania w KSeF. Zachęcamy do skorzystania ze szkolenia, którego celem jest przybliżenie Państwu zasad obiegu w Firmie faktur ustrukturyzowanych wystawionych i otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur.

Do tej pory faktury funkcjonowały w wizualnej formie (papierowej lub elektronicznej). Wprowadzenie KSeF zmieni w znaczny sposób wystawianie i otrzymywania faktur w obrocie krajowym, co znacząco również wpłynie na obieg dokumentów w firmie (szczególnie w dużych podmiotach gospodarczych lub u takich specyficznych podatników VAT jak jednostki samorządu terytorialnego, lub grupy VAT).

W trakcie szkolenie omówimy zatem zagadnienia związane z KSeF z punktu widzenia obiegu dokumentów w firmie, przykładowo:

definicję oraz specyfikę faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF),
znaczenia numeru nadawanego fakturze przez KSeF,
określenie daty wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej,
sposób ujęcia faktury ustrukturyzowanej w księgach podatkowych,
wskazywanie na fakturach wystawionych w KSeF nabywcy oraz odbiorcy (np. gminy oraz jednostki budżetowej lub grupy VAT, oraz uczestnika grupy VAT), czy też innych podmiotów związanych z transakcją (np. firmy faktoringowej finansującej fakturę),
wpływ KSeF na dokumentowanie wydatków dokonanych przez pracowników, za które zapłata nastąpiła otrzymanymi od firmy środkami lub kartami firmowymi,
przekazywanie załączników do faktur wystawionych w KSeF,
zasady przekazywania wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF,
dostęp do faktur przez pracowników celem dokonania merytorycznego opisu,
specyfikę dokonywania przelewów za faktury wystawione w KSeF w okresie obowiązkowego KSeF,
w jakich sytuacjach będzie możliwe odliczenia VAT w przypadku faktur otrzymanych poza KSeF w okresie obowiązkowego KSeF?
sposoby nadawania uprawnień pracownikom oraz innym podmiotom do określonych czynności w KSeF,
istotne różnice w przypadku nadania uprawnień osobom fizycznym oraz podmiotom niebędącym osobami fizycznymi,
nadawania uprawnień w ramach samofakturowania,
czy nadanie określonych uprawnień osobom lub podmiotom wiąże się z przekazaniem jakiejś dodatkowej odpowiedzialności (np. karnej-skarbowej)?

W trakcie szkolenia prowadzący odpowiedzą ponadto na inne Państwa wątpliwości związane z wprowadzeniem i funkcjonowaniem KSeF w odniesieniu do obiegu dokumentów w Firmie.

Serdecznie zapraszamy na szkolenie!

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

Pojęcie faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF):
- definicja faktury ustrukturyzowanej,
- okres przechowywania faktur przez KSeF,
- obowiązek i okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych oraz zakupowych) - w jakich sytuacjach należy zabezpieczyć dane faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie?
- obowiązek przekazania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych,
- sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF krajowym kontrahentom,
- sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF zagranicznym kontrahentom,
- czy można wystawić lub uzyskać duplikat faktury ustrukturyzowanej?
Numer systemowy nadany fakturze przez KSeF:
- nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
- znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF,
- elementy nr systemowego KSeF,
- czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
- sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK oraz innych księgach podatkowych,
- czy nr systemowy KSeF powinien być umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
- kod QR umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej od lipca 2024 r. - obowiązek, znaczenie oraz zawartość danych w kodzie QR,
Płatności za faktury ustrukturyzowane - znaczenie numeru KSeF - rewolucja od lipca 2024 r.:
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności od lipca 2024 r.,
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu zwykłego przelewu od stycznia 2025 r.
- przelewy zbiorcze za faktury ustrukturyzowane - zbiorczy identyfikator przelewy generowany przez KSeF,
- zapłata zaliczek przy użyciu podzielonej płatności a faktury ustrukturyzowane,
Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:
- data wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
- data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF a termin płatności,
- data wystawienia faktury widoczna na wydruku lub obrazie faktury a prawna data wystawienia,
- faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) do końca czerwca 2024 r.
Dostęp do zakupowych oraz sprzedażowych faktur ustrukturyzowanych:
- dostęp do faktur poprzez interfejs KSeF Ministerstwa Finansów,
- bezpośredni dostęp do faktur poprzez program księgowy podatnika,
Funkcjonowanie faktur papierowych i elektronicznych w okresie obowiązkowego KSeF od lipca 2024 r.:
- bilety stanowiące faktury,
- paragony stanowiące faktury uproszczone - do końca 2024 r.
- faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących - do końca 2024 r.
- faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”),
- faktury wystawione w okresie awarii KSeF,
- faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) od lipca 2024 r. - znaczenie kodu QR,
- tworzenie wydruków oraz elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF na wewnętrzne potrzeby firmy (np. dokonania merytorycznych opisów przez pracowników),
- sprawny przepływ finansowy - informowanie nabywców o dostępności faktury zakupowej w KSeF oraz terminie jej płatności - np. czy można wysłać nabywcy informacyjnie obraz pdf faktury wystawionej w KSeF?
- czy można robić wydruki lub elektroniczne obrazy faktur ustrukturyzowanych na potrzeby wewnętrzne firmy - np. w celu dokonania opisów merytorycznych przez pracowników?
Dokumenty towarzyszące fakturom wystawionym w KSeF oraz załącznik do faktur:
- przekazywanie wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF w celach handlowych - czy to będzie możliwe i zgodne z prawem, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
- czy w KSeF będzie można dodawać do faktur dodatkowe dokumenty (np. WZ, Zmówienie, CMR itp.),
- czy w KSeF będzie można dodawać do faktur załączniki (np. wykaz faktur korygowanych, wykaz usług wykonanych w danym miesiącu, protokół odbioru robót itp.),
- czy do faktur korygujących wystawionych w KSeF należy gromadzić dokumentację, z której wynika uzgodnienie warunków korekty,
Wskazanie „Podmiotu 3” w fakturze wystawionej w KSeF:
- w jakich sytuacjach wskazuje się „Podmiot 3” na fakturach ustrukturyzowanych,
- istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz jednostek samorządu terytorialnego,
- istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na podmiotu będącego członkiem Grupy VAT,
- inne sytuacje, w których istotne będzie wykazanie „Podmiotu 3” na fakturze ustrukturyzowanej - np. faktoring, zakupy dokonywane przez pracowników, za które zapłata następuje środkami powierzonymi przez pracodawcę, powierzenie towarów podmiotowi innemu niż nabywca towarów (odbiorcy) itp.
Korzystanie z KSeF oraz nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF przez inne osoby i podmioty:
- rozpoczęcie korzystania z KSeF - jakie narzędzia autoryzacyjne są niezbędne?
- wyznaczanie „Administratora KSeF” przez podmioty niebędące osobami fizycznymi (formularz ZAW-FA),
- rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
- sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla osoby fizycznej (np. pracownika),
- sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla podmiotu działającego w formie innej niż jednoosobowa działalność gospodarcza (np. kontrahent w ramach samofakturowania),
- dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podmioty, które są częścią „zbiorowych” podatników VAT (jednostki budżetowa w jednostkach samorządów terytorialnego, członkowie grup VAT),
- tokeny jako narzędzie autoryzacyjne do określonych operacji w KSeF (np. dostęp do faktur wystawionych w KSeF, wystawianie faktur w KSeF) - możliwość automatyzacji procesu wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF,
- odpowiedzialność karno-skarbowa osób lub podmiotów korzystających z uprawnień do wykonywania określonych czynności w KSeF.
Inne sytuacje dokumentacyjne związane z fakturami ustrukturyzowanymi:
- prawna data otrzymania faktury w KSeF dla celów rozliczeń cywilno-prawnych,
- brak akceptacji nabywcy w stosunku do faktury otrzymanej w KSeF - jak to zrobić w związku z brakiem możliwości odesłania faktury,
- faktury wystawiane w KSeF w celu wyłudzeń,
- czy można otrzymać duplikat faktury wystawionej w KSeF?
- czy nota korygująca do faktury ustrukturyzowanej jest skuteczna prawnie?
- czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF?

Prowadzący:

Michał Krawczyk

Ekspert podatkowy, Wspólnik w Kancelarii KrafTax Sp. z o.o. W branży podatkowej od 1999 r. W latach 1999 – 2014 pracownik organów podatkowych, w tym 4 lata pracy w Izbie Skarbowej we Wrocławiu w dziale podatku VAT oraz 11 lat pracy w kontroli podatkowej. Od roku 2014 współpracuje z kancelariami podatkowymi oraz prowadzi własną działalność gospodarczą. W latach 2008 – 2014 współtworzył i prowadził szkolenia w ośrodkach szkoleniowych Ministerstwa Finansów oraz w ramach Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów. Obecnie projektuje oraz prowadzi szkolenia dla Platformy Szkoleniowej Expert4you oraz dla Krajowej Izby Podatkowej. Ukończył Szkołę Coachów Biznesu oraz Szkołę Trenerów Biznesu. Autor i współautor publikacji podatkowych.

KSeF – wpływ na obieg dokumentów w firmie

Prowadzący:

Zapisz się na szkolenie

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.