KSeF 2.0 od lutego 2026 – wpływ na obieg dokumentów w firmie

Szanowni Państwo,

mamy przyjemność zaprosić na szkolenie, które do tematyki KSeF odnosi się przez perspektywę obiegu dokumentów w firmie.

Przepisy o obowiązkowym KSeF zostały już uchwalone. Wiadomo, że będą obowiązywać od lutego 2026 r. Warto zatem rozpocząć przygotowania organizacyjne związane z nadchodzącym obowiązkiem.

Zachęcamy do skorzystania ze szkolenia, którego celem jest przybliżenie Państwu zasad obiegu w Firmie faktur ustrukturyzowanych wystawionych i otrzymanych przy użyciu KSeF 2.0 (KSeF w wersji obowiązkowej).

Do tej pory faktury funkcjonowały w wizualnej formie (papierowej lub elektronicznej). Wdrożenie KSeF zmieni w znaczny sposób wystawianie i otrzymywania faktur w obrocie krajowym, co znacząco również wpłynie na obieg dokumentów w firmie (szczególnie w dużych podmiotach gospodarczych lub u takich specyficznych podatników VAT jak jednostki samorządu terytorialnego, lub grupy VAT). Jest to również okazja do pozytywnych zmian organizacyjnych ułatwiających obieg dokumentów w firmie.

W trakcie szkolenie omówimy zatem zagadnienia związane z KSeF z punktu widzenia obiegu dokumentów w firmie, przykładowo:

sposób przekazywania i otrzymywania faktur w zależności od rodzaju kontrahenta,
wystawianie faktur w trybie awarii, awarii całkowitej, offline oraz offline24,
obieg dokumentów towarzyszących fakturom (przekazywanie załączników do faktur wystawionych w KSeF z uwzględnieniem załącznika ustrukturyzowanego),
znaczenia numeru nadawanego fakturze przez KSeF oraz jego użycia w komunikatach przelewów bankowych,
określenie daty wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej,
sposób ujęcia faktury ustrukturyzowanej w księgach podatkowych,
wskazywanie na fakturach wystawionych w KSeF nabywcy oraz odbiorcy (np. gminy oraz jednostki budżetowej lub grupy VAT, oraz uczestnika grupy VAT), czy też innych podmiotów związanych z transakcją (np. firmy faktoringowej finansującej fakturę),
wpływ KSeF 2.0 na dokumentowanie wydatków dokonanych przez pracowników, za które zapłata nastąpiła otrzymanymi od firmy środkami lub kartami firmowymi,
zasady przekazywania wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF 2.0,
dostęp do faktur przez pracowników celem dokonania merytorycznego opisu,
możliwości odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF 2.0 z powodu naruszenia przez sprzedawcę obowiązku wystawienia faktury w KSeF 2.0,
sposobu nadawania uprawnień pracownikom oraz innym podmiotom do określonych czynności w KSeF 2.0 – istotne różnice w przypadku nadania uprawnień osobom fizycznym oraz podmiotom niebędącym osobami fizycznymi,
nadawania uprawnień w ramach samofakturowania, w szczególności w obrocie międzynarodowym.

W trakcie szkolenia prowadzący odpowiedzą ponadto na inne Państwa wątpliwości związane z wprowadzeniem i funkcjonowaniem KSeF w odniesieniu do obiegu dokumentów w Firmie.

Serdecznie zapraszamy na szkolenie!

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

Korzystanie z KSeF oraz nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF przez inne osoby i podmioty:
- rozpoczęcie korzystania z KSeF - jakie narzędzia autoryzacyjne są niezbędne obecnie (KSeF 1.0), a jakie w okresie obowiązkowego KSeF 2.0?
- wyznaczanie „Administratora KSeF” przez podmioty niebędące osobami fizycznymi (formularz ZAW-FA) – czy warto?,
- tokeny i certyfikaty jako narzędzie autoryzacyjne do określonych operacji w KSeF 2.0 (np. dostęp do faktur wystawionych w KSeF, wystawianie faktur w KSeF) - możliwość automatyzacji procesu wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF,
- tokeny i certyfikaty – podobieństwa i różnice – ograniczony okres możliwości korzystania z tokenów w KSeF 2.0,
- rodzaje uprawnień w KSeF nadawanych przez podatnika dla osób fizycznych oraz podmiotów niebędących osobami fizycznymi,
- identyfikator wewnętrzny - dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podmioty, które są częścią „zbiorowych” podatników VAT (jednostki budżetowa w jednostkach samorządów terytorialnego, członkowie grup VAT),
- odpowiedzialność karno-skarbowa osób lub podmiotów korzystających z uprawnień do wykonywania określonych czynności w KSeF,
- uprawnienie nadawane przez rolnika ryczałtowego w celu wystawiania faktur RR w KSeF 2.0.
Pojęcie faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF):
- definicja faktury ustrukturyzowanej,
- czy faktury wystawione w trybie awarii lub w trybie offline/offline24 to faktury ustrukturyzowane?
- obowiązek i okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych oraz zakupowych) - w jakich sytuacjach należy zabezpieczyć dane faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie?
Proces wystawiania faktur w KSeF 2.0:
- proces wystawienia faktury w KSeF w zależności od narzędzia (systemu) wykorzystywanego do wystawienia faktury w KSeF 2.0,
- rola „konektora” w procesie wystawienia faktur w KSeF 2.0 w przypadku faktur utworzonych w systemach niezintegrowanych z KSeF 2.0,
- samofakturowanie w KSeF 2.0,
- planowanie wysyłek faktur do KSeF 2.0 - wystawianie pojedynczych faktur oraz „paczek” faktur,
- data wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF 2.0 w świetle przepisów ustawy o VAT,
- data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF 2.0 a termin płatności,
- czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF 2.0?
- sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF 2.0 w zależności od rodzaju kontrahenta – jak zorganizować wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do poszczególnych kontrahentów?,
- faktury wystawione w KSeF 2.0 otrzymane przez krajowego nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) – czy to możliwe i legalne?
- czy można wystawić lub uzyskać duplikat faktury wystawionej w KSeF 2.0?
- zasady wystawiania faktur korygujących w KSeF 2.0,
- czy możliwe jest wystawienie noty korygującej do faktury wystawionej w KSeF 2.0?
Numer systemowy nadany fakturze przez KSeF 2.0:
- znaczenie oraz elementy numeru systemowego nadawanego przez KSeF 2.0,
- czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
- kod QR umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF 2.0 przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej w okresie obowiązkowego KSeF 2.0 - obowiązek, znaczenie oraz zawartość danych w kodzie QR,
- sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF 2.0 w JPK oraz innych księgach podatkowych,
Faktury wystawione w trybie awarii, awarii całkowitej, rybie offline oraz offline24:
- proces wystawienia i przekazania nabywcy faktury wystawionej w trybie awarii, offline oraz offline24 – różnice w poszczególnych trybach,
- jaka jest data wystawienia faktury w trybie awarii, offline oraz offline24?
- specyficzne kody QR na fakturach wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 przekazywanych nabywcom w zwizualizowanej formie,
- specyfika korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24,
- termin przekazania do KSeF 2.0 danych faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24,
- odrębne regulacje dotyczące faktur wystawionych w trybie awarii całkowitej,
Procesowanie zakupowych faktur ustrukturyzowanych:
- dostęp do faktur poprzez interfejs KSeF Ministerstwa Finansów,
- bezpośredni dostęp do faktur poprzez program księgowy podatnika lub program do zarządzania dokumentami,
- import danych faktur zakupowych i sprzedażowych do systemów niezintegrowanych z KSeF za pośrednictwem „konektora”,
- proces akceptacji i merytorycznego opisu faktury z KSeF 2.0 – projektowanie modelu obiegu dokumentów,
- brak akceptacji nabywcy w stosunku do faktury otrzymanej w KSeF 2.0 - jak to zrobić w związku z brakiem możliwości odesłania faktury,
- funkcja „ukrywania” faktur – np. w przypadku braku akceptacji faktury otrzymanej w KSeF 2.0,
Dokumenty towarzyszące fakturom wystawionym w KSeF 2.0 oraz załącznik do faktur:
- przekazywanie wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF 2.0 w celach handlowych - czy to będzie możliwe i zgodne z prawem, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
- ustrukturyzowane załączniki w ramach struktury FA(3) – czy będą rozwiązaniem dla wszystkich?
- powiązanie faktur z KSeF z dodatkowymi dokumentami (np. WZ, Zmówienie, CMR itp.)?
- dodawanie załączników faktur w KSeF 2.0 (np. wykaz faktur korygowanych, wykaz usług wykonanych w danym miesiącu, protokół odbioru robót itp.),
- dokumentacja, z której wynika uzgodnienie warunków korekty do faktur korygujących wystawionych w KSeF 2.0,
Funkcjonowanie faktur papierowych i elektronicznych w okresie obowiązkowego KSeF w okresie obowiązkowego KSeF:
- bilety stanowiące faktury,
- paragony stanowiące faktury uproszczone w okresie przejściowym – okres przejściowy do końca 2026 r.,
- faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących – okres przejściowy do końca 2026 r.,
- faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – możliwość wyboru sposobu wystawienia faktury w formie tradycyjnej lub ustrukturyzowanej – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
- faktury podmiotów, u których łączna wartość faktur w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto – okres przejściowy do końca 2026 r.,
- faktury wyłączone z KSeF na podstawie rozporządzenia MF (np. faktury za usługi finansowe i ubezpieczeniowe, bilety autostradowe, kolejowe itp.)
Wykorzystanie możliwości struktury FA(3) do automatyzacji procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie:
- wykorzystanie elementów struktury takich jak „DodatkowyOpis”, „Zamówienie”, „Transport”, „Podmiot3”, „WZ”, „Indeks” itp.,
- wykorzystanie pola „TypKorekty” do automatyzacji zaliczenia korekty VAT należnego do właściwego okresu rozliczeniowego,
- wykorzystanie elementów danych „Podmiotu2” (nabywca) do automatyzacji sposobu przekazania faktury ustrukturyzowanej,
- wykorzystanie danych „Podmiot3” do kwalifikowania zakupów do poszczególnych jednostek wewnętrznych u podatników o rozbudowanej strukturze wewnętrznej (JST, Grupa VAT, firma posiadająca odziały lub inne jednostki wewnętrzne),
- wykorzystanie danych „Podmiot3” do rozliczania zakupów dokonywanych przez pracowników,
- wykorzystanie danych „Podmiot3” do kwalifikowania sprzedaży do poszczególnych jednostek wewnętrznych u podatników o rozbudowanej strukturze wewnętrznej (JST, Grupa VAT, firma posiadająca odziały lub inne jednostki wewnętrzne),
- wykorzystanie danych „Podmiot3” do rozliczeń z firmą faktoringową,
- wykorzystanie danych „WarunkiTransakcji” (np. skonto, kurs umowny, nr partii towaru, nr zamówienia itp.).
Inne zagadnienia związane z fakturami ustrukturyzowanymi:
- tworzenie wydruków oraz elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF na wewnętrzne potrzeby firmy (np. dokonania merytorycznych opisów przez pracowników) – ograniczenia ustawowe,
- sprawny przepływ finansowy - informowanie nabywców o dostępności faktury zakupowej w KSeF oraz terminie jej płatności - np. czy można wysłać nabywcy informacyjnie obraz pdf faktury wystawionej w KSeF 2.0?
- prawna data otrzymania faktury w KSeF 2.0 dla celów rozliczeń cywilno-prawnych,
- faktury wystawiane w KSeF 2.0 w celu wyłudzeń – możliwość zgłaszania faktur scamowych,
Płatności za faktury ustrukturyzowane - znaczenie numeru KSeF – rewolucja w okresie obowiązkowego KSeF:
- możliwe formy płatności zawarte w strukturze FA(3),
- możliwość dodania linka do płatności w strukturze FA(3),
- nieograniczona możliwość antydatowania faktury wystawionej w KSeF 2.0 wg ostatecznie uchwalonych przepisów a terminy płatności liczone od daty wystawienia faktury – jak renegocjować umowy, żeby uniknąć płatności po terminie?
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności w okresie obowiązkowego KSeF 2.0 od 2027 r.,
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu zwykłego przelewu w okresie obowiązkowego KSeF 2.0 od 2027 r.
- przelewy zbiorcze za faktury ustrukturyzowane - zbiorczy identyfikator przelewy generowany przez KSeF 2.0 od 2027 r.,
- specyfika płatności za faktury wystawione w trybie awarii, offline, offline24,
- zapłata zaliczek przy użyciu podzielonej płatności przed otrzymaniem faktury ustrukturyzowanej – czy to będzie możliwe od 2027 r.?

Prowadzący:

Michał Krawczyk

Ekspert podatkowy, Wspólnik w Kancelarii KrafTax Sp. z o.o. W branży podatkowej od 1999 r. W latach 1999 – 2014 pracownik organów podatkowych, w tym 4 lata pracy w Izbie Skarbowej we Wrocławiu w dziale podatku VAT oraz 11 lat pracy w kontroli podatkowej. Od roku 2014 współpracuje z kancelariami podatkowymi oraz prowadzi własną działalność gospodarczą. W latach 2008 – 2014 współtworzył i prowadził szkolenia w ośrodkach szkoleniowych Ministerstwa Finansów oraz w ramach Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów. Obecnie projektuje oraz prowadzi szkolenia dla Platformy Szkoleniowej Expert4you oraz dla Krajowej Izby Podatkowej. Ukończył Szkołę Coachów Biznesu oraz Szkołę Trenerów Biznesu. Autor i współautor publikacji podatkowych.

KSeF 2.0 od lutego 2026 – wpływ na obieg dokumentów w firmie

Prowadzący:

Zapisz się na szkolenie

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.