Krajowy System eFaktur – faktury ustrukturyzowane w KSeF nowym wyzwaniem dla podatników VAT

Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:

1. Co to jest KSeF?
   • definicja KSeF,
   • uczestnicy KSeF,
   • możliwość obioru faktury przez osoby/podmioty nie będące uczestnikami KSeF.
2. Pojęcie faktury ustrukturyzowanej:
   • pojęcie faktury według Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej oraz wg polskiej ustawy o VAT,
   • możliwe postaci faktury przewidziane przepisami Dyrektywy 2006/112/WE oraz polskiej ustawy o VAT,
   • definicja faktury ustrukturyzowanej,
   • faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna,
   • faktura ustrukturyzowana a zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści,
   • wystawienie faktury w ustrukturyzowanej a akceptacja kontrahenta,
   • przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Korzystanie z KSeF:

1. Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF.
2. Proces wystawienia faktury w KSeF:
   • możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z KSeF,
   • wystawienia faktury w KSeF poprzez system informatyczny podatnika,
   • wystawienia faktury w KSeF poprzez przesłanie pliku w strukturze FA,
   • nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
   • znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF,
   • czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
   • sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK.
3. Walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia:
   • zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT
   • obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.
4. Informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.).
5. Weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF:
   • rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
   • jak rozpocząć korzystanie z KSeF?
   • sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF,
   • wyjątkowe sytuacje, w którym będzie konieczność z korzystania z formularza ZAW-FA,
   • odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.
6. Wystawienie faktury w KSeF a zgoda nabywcy w okresie do końca czerwca 2024 r.:
   • forma zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej,
   • czy brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej uniemożliwia wystawienie faktury w KSeF?
7. Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF:
   • dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez polskiego podatnika VAT,
   • dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez osoby i podmioty nie będące polskimi podatnikami VAT,
   • okres przechowywania faktur w KSeF,
   • dane faktury ustrukturyzowanej dostępne dla sprzedawcy i nabywcy.
8. Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:
   • moment wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
   • data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT
   • moment otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
   • moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT.
9. Zasady korygowania faktur w KSeF do końca czerwca 2024 r.:
   • czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej (z uwzględnieniem zmiany od września 2024 r.)?
   • czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”?
   • czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą?
   • czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej?
   • preferencje związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.
10. Czy można wystawić duplikat faktury ustrukturyzowanej?
11. Preferencje wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych do końca 2024 r.:
    • 40-dniowy zwrot podatku VAT,
    • ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy,
    • brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
    • brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur.
    • Zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.

Okres obowiązkowego korzystania z KSeF od lipca 2024 r.:

1. Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF:
   • generalny obowiązek wystawiania fakt wyłącznie w KSeF, podatnicy VAT czynni - obowiązek korzystania z KSeF od lipca 2024 r., podatnicy zwolnieni z VAT - obowiązek korzystania z KSeF od stycznia 2024 r., faktury w KSeF dla kontrahentów zagranicznych, faktury w KSeF dla podmiotów niebędących podatnikami (innych niż osoby fizyczne), faktury wystawiane dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) - czy będzie można wystawiać w KSeF?
   • faktury, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF: faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla jako podatnicy VAT czynni, faktury wystawiane z kas rejestrujących - w okresie do końca 2024 r., paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone - w okresie do końca 2024 r., faktury wskazane w rozporządzeniu wykonawczym wyłączającym koniczność wystawiania faktur KSeF dla określonych czynności, faktury wystawione w okresie awarii KSeF oraz związane z nimi obowiązki, faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) oraz związane z nimi obowiązki, faktury wystawiania w ramach OSS i IOSS, faktury RR,
   • faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie awarii KSeF: zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w okresie awarii, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w okresie awarii KSeF, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii,
   • faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w trybie „offline”, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w trybie „offline”, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie „offline”,
   • sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w okresie obowiązkowego KSeF w zależności od statusu nabywcy,
   • znaczenie kodu QR umieszczanego obowiązkowo na wydruku lub obrazie elektronicznym faktur wystawianych w KSeF: faktury ustrukturyzowane wstawione w KSeF przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, faktury wstawione w okresie awarii lub w trybie „offline przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej,
   • określenie daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej: data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w okresie awarii lub „offline”, metody i formy przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
   • data wystawienia faktury w KSeF a kurs waluty - nowe, dodatkowe możliwości w zastosowaniu kursu walutowego od lipca 2024 r.,
   • faktura otrzymana poza KSeF od lipca 2024 r. a możliwość odliczenia VAT,
   • możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur RR.
2. Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z KSeF od stycznia 2025 r.:
   • sankcja za wystawienie faktury poza KSeF,
   • sankcje za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline”,
   • sankcje za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline”.
3. Korygowanie faktur od lipca 2024 r.:
   • korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
   • korygowanie faktur wystawionych poza KSeF (przed lipcem 2024 r.) wyłącznie w KSeF,
   • likwidacja not korygujących,
   • wystawianie faktur korygujących poza KSeF - czy to będzie możliwe?
   • specyfika korekty in minus podatku należnego od lipca 2024 r.: faktury korygujące wystawione w KSeF, faktury korygujące wystawione poza KSeF,
   • specyfika korekty in minus podatku naliczonego: faktury korygujące otrzymane w KSeF, faktury korygujące otrzymane poza KSeF.
4. Numeru systemowy nadawany fakturze przez KSeF a opis przelewu za fakturę ustrukturyzowaną:
   • numer KSeF a pojedyncze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności),
   • numer KSeF a zbiorcze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności),
   • numer KSeF a „zwykłe” przelewy pomiędzy podmiotami będącymi podatnikami VAT czynnymi,
5. Pozostałe zmiany związane z KSeF:
   • skrócenie terminu zwrotu VAT,
   • zniesienie obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w niektórych sytuacjach (od września 2024 r.),
   • zmiany w przepisach dotyczących faktur RR.