Czas trwania: 5 godzin
Tematyka: KSeF i fakturowanie

Faktura KSeF – wyzwania dla księgowych. Jak unikać błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych. Obieg dokumentów w firmie przy użyciu KSeF

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie praktycznych rozwiązań problemów, które pojawiają się w procesie wystawiania, odbierania i wprowadzania do obiegu faktur ustrukturyzowanych. W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę zasad bezpieczeństwa przy nadawaniu uprawnień w KSEF, omówi na wzorcowym modelu kwestie prawidłowego wystawiania i bezproblemowego otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

  1. Prawidłowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej:
    • identyfikacja statusu nabywcy w procesie wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
    • moment powstania obowiązku podatkowego i jego wpływ na termin wystawienia faktury w KSEF,
    • ustawowe terminy wystawiania faktur (widełki czasowe) w kontekście możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
    • jaki model wystawiania faktur w KSEF przyjąć: scentralizowany (szef, sekretariat, wyłącznie dział księgowy), czy też zdecentralizowany?
    • tryb online – podstawowa ścieżka wystawiania pojedynczych faktur w KSEF: moment wystawienia faktury, a moment wysyłki do KSEF – co jest datą wystawienia faktury? obowiązkowe elementy faktury wymagane strukturą logiczną FA(3), zakres danych na fakturze ustrukturyzowanej – w jakich sytuacjach z niego korzystać? oznaczenie dokumentu fakturowego nr KSEF, wizualizacja faktury – zamiana xml na pdf oraz kod QR i jego znaczenie, sposób doręczenia faktury odbiorcy w zależności od jego statusu, potwierdzenie transakcji – jakie zasady musimy stosować?
    • tryb offline24 – narzędzie przydatne przy wystawianiu dużej ilości faktur: jakie sytuacje dają możliwość korzystania z tego trybu? kiedy wysłać wystawioną fakturę do KSEF i jak jest jej data wystawienia? doręczanie faktury wystawionej poza KSEF – czy jest możliwe? wysyłka paczki faktur do KSEF (opcja wsadowa) – zasady, oznaczanie faktur dwoma kodami QR – wyjaśnienia, jak potwierdzić w tym trybie dokonanie zakupu?
    • tryby szczególne (awaria, niedostępność KSEF): sposób wystawienia faktury (w jakim formacie i czy stosujemy kody QR?), oznaczanie faktury w systemie księgowym, prawidłowy termin wysyłki do KSEF,
    • informowanie odbiorcy o wystawieniu faktury przy użyciu KSEF – istotna procedura,
    • pobranie faktury z KSEF – czy jest możliwe wielkokrotne zaimportowanie tego samego dokumentu?
    • inne dokumenty księgowe (noty, rachunki, pro formy itp.), a KSEF,
    • samofakturowanie w KSEF – sprzedaż krajowa i zagraniczna,
    • zasady wprowadzania do KSEF faktur z załącznikami,
    • logo i podpis na fakturze ustrukturyzowanej – problematyka elementów graficznych.
  2. Najczęstsze błędy na fakturze ustrukturyzowanej:
    • dane kontrahenta, w tym istotna rola NIP,
    • oznaczanie procedur w ramach JPK,
    • niewłaściwy format elektroniczny,
    • bramka API KSEF, a błędy rachunkowe,
    • numerowanie faktur w kolejności,
    • błędy merytoryczne na fakturze w KSEF.
  3. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSEF:
    • odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026 r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?
    • skąd będę wiedział, że otrzymałem fakturę w KSEF?
    • opcja „ukrycia” faktur w KSEF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?
    • określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),
    • czy można otrzymać fakturę poza KSEF?
    • odliczanie VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSEF – stanowisko MF,
    • czy wizualizować faktury kosztowe poprzez ich wydruk, albo zapisywanie w PDF?
    • zasady wprowadzania do obiegu wewnętrznego faktur kosztowych – jeden punkt odbioru => przesłanie do działów merytorycznych czy każdy dział (pracownik) ma bezpośredni dostęp do faktury w KSEF i możliwość jej zaimportowania,
    • dostęp anonimowy do faktury w KSEF,
    • przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,
  4. Korygowanie faktur w KSEF:
    • przyczyna korekty, a sposób jej wykazania (storno albo jest-powinno być),
    • zmiana zasad rozliczania korekt in minus faktur ustrukturyzowanych i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,
    • rozliczanie korekty in plus,
    • korekta podatku naliczonego z faktury ustrukturyzowanej in minus u nabywcy,
    • korygowanie błędów przez nabywcę – kwestia noty korygującej,
    • istotne dane na fakturze korygującej w KSEF,
    • duplikaty, a KSEF.
  5. Procedury postępowania z kontem podatnika w KSEF i fakturami ustrukturyzowanymi:
    • decydująca rola administratora w firmie – normy bezpieczeństwa i kontroli procesów związanych z dostępem do KSEF,
    • uprawnienia i odpowiedzialność pracowników w zakresie wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
    • generowanie nowego kontekstu w KSEF dla jednostek podrzędnych (oddziałów (zakładów, osób fizycznych),
    • jak generować i korzystać z Certyfikatów KSEF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,
    • czy jest nam potrzebny jeszcze TOKEN KSEF?
    • nowe znaczniki w JPK_VAT – kiedy je stosować?
    • UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie faktur (obowiązek podawania nr KSEF_ID),
    • kursy walutowe w fakturach ustrukturyzowanych,
    • podawanie nowych istotnych informacji w płatnościach za faktury ustrukturyzowane,
    • sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF,
    • sankcje w KSEF – od kiedy, dla kogo i w jakich wymiarach?

Prowadzący:

Andrzej Malenta

Andrzej Malenta

Wieloletni pracownik Izby Skarbowej w Warszawie w zakresie podatku VAT, w tym kilka lat na stanowiskach kierowniczych. Odpowiedzialny za wydawanie interpretacji indywidualnych w zakresie VAT przez Dyrektora IS w Warszawie. Wieloletni wykładowca w zakresie zagadnień związanych z podatkiem VAT, autor licznych publikacji.

Abyś mógł uczestniczyć w szkoleniach online, wybierz najlepszy dla Ciebie pakiet szkoleniowy

Zamów pakiet

Zapisz się na szkolenie

Tytuł szkolenia:

Uczestnik szkolenia:

Podanie numeru telefonu oraz wybranie terminu są konieczne do prawidłowej obsługi procesu uczestnictwa w szkoleniu online.

Zapisz się

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.

Potwierdzenie edycji danych uczestnictwa w szkoleniu otrzymasz również w osobnej wiadomości e-mail.

Dodaj do kalendarza