Kwalifikując poszczególne rzeczowe składniki majątku do środków trwałych, należy uwzględnić, niezależnie od kryteriów określonych ustawą (art. 3 ust. 1 pkt 15 UoR), także zasadę istotności. Umożliwia ona stosowanie w księgach rachunkowych uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy. Oznacza to, że przedmioty o niskiej jednostkowej wartości, spełniające kryteria wymagane ustawą dla środków trwałych mogą, lecz nie muszą być zaliczone do środków trwałych.

Ustawa o rachunkowości określa jedynie kryteria rzeczowe i prawne składników majątku, które mogą być zaliczane do środków trwałych:

• kompletność,
• zdatność do użytku,
• przeznaczenie na potrzeby jednostki,
• przewidywany okres używania dłuższy niż rok.

Nie określa natomiast dolnej granicy wartości środków trwałych.

KSR 11 wskazuje (4.28), że niskocenny składnik może:

- zostać ujęty w środkach trwałych i:

• objęty zbiorczym obiektem inwentarzowym,
• stanowi pojedynczy obiekt inwentarzowy, ale pod datą przyjęcia do użytkowania jego wartość początkowa jest jednorazowo odpisywana w ciężar kosztów amortyzacji,

- nie zostać ujęty w środkach trwałych, a jego wartość początkowa zostaje jednorazowo odpisana:

• w ciężar kosztów materiałów pod datą oddania do użytkowania, jednocześnie jednak przedmiot objęty zostaje ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową,
• w ciężar kosztów materiałów pod datą oddania do użytkowania.

Czyli podejmujemy decyzję o ujęciu lub nie składnika majątku na ewidencji środków trwałych. Jeśli tego nie robimy, warto pomyśleć w niektórych przypadkach o ujęciu ich na ewidencji pozabilansowej (np. ze względów ochrony mienia) czy w ewidencji ilościowo-wartościowej, co ułatwi objęcie takich składników nieobowiązkowym spisem z natury w przyszłości.

Przy ustalaniu granicy istotności pod uwagę bierze się:

• przypuszczalną łączną wartość początkową składników, do których stosowane będą uproszczenia w porównaniu do rocznej sumy kosztów lub/i przychodów lub/i aktywów, bądź aktywów trwałych,
• warunek, że zastosowanie uproszczeń nie zniekształci istotnie obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki,
• potrzeby ochrony mienia jednostki,
• przepisy podatkowe; jeżeli nie przeczy to zasadzie istotności, za dolną granicę wartości początkowej składników uznawanych za środki trwałe można przyjąć kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym.

O zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki, dając temu wyraz na piśmie - w decyzji (uchwale) ustalającej przyjęte przez jednostkę do stosowania zasady rachunkowości. Granica istotności może być ustalona nie tylko kwotowo, ale i rodzajowo, np. do środków trwałych nie zalicza się obiektów o wartości poniżej 1500 zł, z wyjątkiem laptopów, smartfonów i tabletów. Tutaj mamy jednak istotną uwagę. Brak postanowień w polityce rachunkowości, co do granicy istotności sprawia, że zakup np. drobnych składników wyposażenia powinien być traktowany jak zakup środków trwałych czyli być zaliczany do kosztów poprzez odpis amortyzacyjny. A według KSR 11 dokonywanie odpisów amortyzacyjnych może rozpocząć się w miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania lub w miesiącu następującym po miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania. Nie może to być jednak okres wcześniejszy ani późniejszy. Moment rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych jednostka też określa w polityce rachunkowości (8.33).

Przykłady z KSR 11

Składniki aktywów trwałych takie jak: tablety, smartfony, telefony wydane pracownikom:

• mogą być objęte ewidencją bilansową (w przypadku uznania za środek trwały) lub
• pozabilansową (w przypadku ujęcia w kosztach okresu),
• zaś dziurkacze, zszywacze, segregatory mogą nie podlegać jakiejkolwiek ewidencji.

Jednostka w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości uznała, że podstawowym poziomem istotności wartości środków trwałych jest kwota wynikająca z ustawy o podatku dochodowym, wynosząca 3500 zł (obowiązywała do końca 2017r.). Jednostka wprowadziła ponadto dodatkowe poziomy istotności wynoszące 1500 zł oraz 100 zł.

1. Składniki majątkowe o wartości wyższej niż 3500 zł są uznawane za środki trwałe – obejmowane są ewidencją bilansową środków trwałych i podlegają amortyzacji na zasadach ogólnych.
2. Składniki majątkowe o wartości powyżej 1500 zł, ale nie wyższej niż 3500 zł są uznawane za środki trwałe, obejmowane ewidencją bilansową środków trwałych z jednoczesnym dokonywaniem od nich jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w ciężar kosztów amortyzacji.
3. Składniki majątkowe o wartości powyżej 100 zł, ale nie wyższej niż 1500 zł nie są uznawane za środki trwałe, ich wartość początkowa podlega odpisaniu w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie przekazania ich do użytkowania, ale z uwagi na potrzebę objęcia ich kontrolą podlegają jednocześnie ujęciu w ewidencji pozabilansowej.
4. Rzeczowe składniki majątku o okresie użytkowania dłuższym niż rok, ale o wartości nieprzekraczającej 100 zł są odpisywane w ciężar kosztów zużycia materiałów i nie podlegają ewidencji bilansowej ani pozabilansowej.

Obiekty zbiorcze

Grupą środków trwałych mogą być obiekty zespolone co do rodzaju (identyczne lub podobne co do rodzaju - np. liczniki energii elektrycznej, latarnie, meble itp.). KSR 11 podkreśla, że ważne jest, by obiekty (5.10):

• należały do tego samego rodzaju Klasyfikacji Środków Trwałych,
• użytkowane były w podobnych warunkach, spełniały zbliżone funkcje i nie zachodziła potrzeba ustalania amortyzacji odrębnie dla każdego z nich i
• jednorazowe odpisanie w koszty poszczególnych składników zbiorczego obiektu inwentarzowego zniekształciłoby wynik finansowy.

O powstaniu obiektu zespolonego co do rodzaju należy postanowić w polityce rachunkowości.

Przykład z KSR 11

Składniki aktywów trwałych takie jak: tablety, Jednostka w zasadach (polityce) rachunkowości zapisała, że w przypadku zakupu jednakowych składników majątkowych spełniających definicję środków trwałych, których cena jednostkowa nie przekracza 3500 zł, ale łączna kwota zakupu przekracza 10 000 zł, podlegają one ujęciu w ewidencji bilansowej środków trwałych jako składniki zbiorczego obiektu inwentarzowego zespolonego rodzajowo z jednoczesnym dokonywaniem od nich odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.

Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst w Dz.U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.) - ustawa UoR
- Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. Poz. 105) - KSR 11