Podróże zamiejscowe – poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Wolne od podatku PIT są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT).
Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcom trzy możliwości:
- Pracodawcy stosują zasady zawarte w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Przepisy te muszą być obowiązkowo realizowane w jednostkach sfery budżetowej, natomiast przez pozostałe podmioty mogą być stosowane dobrowolnie.
- Pracodawcy stosują częściowo własne uregulowania, a częściowo opierają się na wymienionym wyżej rozporządzeniu.
- Pracodawcy zagadnienia podróży służbowych normują całkowicie we własnym zakresie.
W przypadku osób współpracujących na umowy cywilnoprawne należy w poszczególnych umowach określić np., że jeśli wykonanie zlecenia będzie wymagało wyjazdu służbowego, to należności za ten wyjazd będą rozliczane zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych czy zasadami obowiązującymi w firmie.
Jazdy lokalne – realizowane w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w stałe miejsce pracy pracownika.
Zwolniony od podatku PIT jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. listonosze, leśnicy) – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust.1 pkt 23b ustawy PIT).
Jeśli z przepisów nie wynika obowiązek rozliczenia wydatków na jazdy lokalne to u pracowników powstaje przychód podlegający opodatkowaniu: np. wyrok NSA z 5.07.2022 r. sygn. akt II FSK 3036/19:„(….) świadczenie otrzymywane przez pracownika (ryczałt za jazdy lokalne) stanowiło wypłatę pieniężną związaną ze stosunkiem pracy, której otrzymanie stosownie do art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. powodować będzie powstanie obowiązku w podatku dochodowym od osób fizycznych”.
W rozporządzeniu o stawkach za przebieg samochodu określono, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (ta stawka dotyczy samochodów elektrycznych);
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
- dla motocykla – 0,69 zł;
- dla motoroweru – 0,42 zł.
Jednocześnie w gestii pracodawcy jest sposób rozliczenia się co miesiąc z pracownikiem za jazdy lokalne. Może to być na podstawie ewidencji przebiegu, która dokumentuje faktyczną liczbę przejechanych kilometrów lub w sposób uproszczony poprzez przyznanie pracownikowi limitu kilometrów (stały miesięczny ryczałt). W tym drugim przypadku wprowadzono ograniczenia.
Limit jest ustalany w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km.
Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Jeśli rozliczenie z pracownikiem jest oparte o faktyczną liczbę przejechanych kilometrów należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca pojazdu. Dane wprowadzone do ewidencji powinny być potwierdzone przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Elementy, które musi zawierać ewidencja są określone w art. 16 ust. 5 ustawy CIT i art. 23 ust. 5 ustawy PIT. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Przykład
Pracownik ma przyznany miesięczny ryczałt za jazdy lokalne w kwocie 500 km dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Na początku maja złożył oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego na rzecz firmy w kwietniu. Z oświadczenia wynika, że skorzystał z trzech dni urlopu:
500 km x 1,15 zł = 575 zł minus 575 : 22 x 3 = 78,41 zł należny ryczały za kwiecień to 496,59 zł
Przykład
Pracownik wykorzystuje prywatny samochód do jazd służbowych na terenie miejscowości, w której pracuje. Siedziba firmy jest w Poznaniu, a oddział, w którym jest zatrudniony pracownik to miejscowość o liczbie mieszkańców nie przekraczającej 100 tysięcy. Firma może rozliczać się z pracownikiem ryczałtem z maksymalną liczbą kilometrów, czyli 300.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w Warszawie. Wykorzystuje prywatny samochód do jazd lokalnych. Nie ma przyznanego ryczałtu, prowadzi ewidencję przebiegu, która została zaakceptowana przez przełożonego. Za kwiecień suma przejechanych kilometrów to 782, stawka za przebieg to 1,15 zł. Zatem należność dla pracownika za ten miesiąc to kwota 899,30 zł.
Kosztem podatkowym firmy są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy PIT):
- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości nie przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- w jazdach lokalnych w wysokości nie przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Przykład
Firma postanowiła w regulaminie wynagradzania, że pracownicy otrzymują ryczałt za wyjazdy zamiejscowe według stawki za przebieg większej o 20 groszy niż kwoty ogłoszone w rozporządzeniu o stawkach za przebieg samochodu. Pracownik pojechał w delegację, z ewidencji przebiegu wynika, że przejechał 256 km i używał samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Wypłacone świadczenie za przebieg to 345,60 zł (256 km x 1,35 zł)
Kwota wolna od podatku PIT to 294,40 zł (256 km x 1,15 zł)
Koszt uzyskania przychodu w firmie to 294,40 zł (256 km x 1,15 zł).
Nie wchodzą w podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:
- zwrócone koszty za używanie w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Anna Kropidłowska – księgowa
Podstawa prawna:
– Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jednolity tekst w Dz.U. z 2025 r., poz. 278 z późn. zm.) zwana ustawą CIT
– Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednolity tekst w Dz.U. z 2025 r., poz. 163) zwana ustawą PIT
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r., poz. 2190) – zwane rozporządzeniem o podróżach służbowych
– Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) – zwane rozporządzeniem o stawkach za przebieg samochodu
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (jednolity tekst w Dz. U. z 2025 r., poz. 316)