Świeżo rozpoczęty okres wakacyjny nierozerwalnie łączy się z kwestią wolnego od pracy. To właśnie wtedy najczęściej dochodzi do udzielania pracownikom tzw. „długiego urlopu”. Wciąż jednak mamy do czynienia z wieloma wątpliwościami na tym tle. Czy jedna część wypoczynku trwająca nie mniej niż 14 kolejnych dni to obowiązek, czy tylko dobrowolna możliwość? W jakich sytuacjach brak udzielenia nie mniej niż 14 kolejnych dni wypoczynku nie będzie stanowić naruszenia przepisów prawa?
Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy – na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W taki jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Bardzo często słowo „powinno” jest interpretowane zarówno wśród pracowników, jak również pracodawców, jako brak obowiązku, z którego można w każdej chwili zrezygnować. Nie jest to poprawna interpretacja, gdyż w literaturze prawa pracy podkreśla się, iż chodzi tu o wyjątkowe sytuacje, na które pracodawca nie miał najmniejszego wpływu, np.:
- zatrudnienie pracownika pod koniec roku (np. w listopadzie),
- rozwiązanie umowy o pracę na początku roku (np. w lutym),
- udzielenie 14 dni wypoczynku, który zostaje przerwany zwolnieniem lekarskim,
- wezwanie pracownika do pracy podczas 14-dniowego wypoczynku, gdy zaistniały okoliczności nieprzewidziane w chwili udzielania urlopu.
Dodatkowo, skorzystanie z 14 dni wypoczynku uzasadniane jest nie tylko argumentami natury prawnej (np. dofinansowanie do wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy świadczenie urlopowe), ale też psychologicznej i zdrowotnej (im dłuższy wypoczynek, tym lepsza regeneracja organizmu). Co istotne, efektem braku zapewnienia co najmniej 14-dniowego wypoczynku nie może być zakaz ze strony pracodawcy czy niechęć do skorzystania z takiej części urlopu przez pracownika.
Czy do 14 dni wypoczynku można zaliczyć dni wolne (np. święto, dni wolne za pracę w godzinach nadliczbowych itp.)?
Przykładowe święta zdecydowanie mogą być wliczane do tego okresu. Co prawda najczęściej jedna część wypoczynku trwająca nie mniej niż 14 dni oznacza 10 dni urlopu, ale nie musi być tak zawsze. Do tych 14 dni można zaliczyć również inne dni wolne (np. wcześniej wspomniane święto, dzień wolny z tytułu harmonogramu czasu pracy, dzień wolny udzielony w zamian za pracę w tzw. wolną sobotę itp.). Taką interpretację potwierdzają również wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy, zgodnie z którymi „do tych 14 dni zalicza się zarówno dni pracy pracownika, jak i dni dla niego wolne od pracy, bez względu na tytuł, z uwagi na który pracownik korzysta z tych dni wolnych od pracy. W efekcie, skorzystanie przez pracownika z 14-dniowego wypoczynku może niekiedy być równoznaczne z mniejszą liczbą dni urlopu niż 10 (np. urlop w dniach 18-31 grudnia 2024 r., przy założeniu pracy od poniedziałku do piątku i wolnych dniach świątecznych oznacza 8 dni urlopu). Trzeba zaznaczyć, że do tych 14 kolejnych dni wypoczynku nie można zaliczyć np. zwolnienia lekarskiego czy opieki nad chorym członkiem rodziny (taka usprawiedliwiona nieobecność w pracy nie wiąże się bowiem z wypoczynkiem).
Jak jednak traktować wymóg 14 dni wypoczynku w przypadku osób, które pracują dłużej lub krócej niż 8 godzin dziennie (np. z tytułu równoważnego czasu pracy bądź niepełnego wymiaru czasu pracy)? Dokładnie tak samo, jak w przypadku systemu podstawowego, czyli 8-godzinnego. Także wtedy jedna część wypoczynku obejmuje 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jedyna różnica może polegać na tym, że tacy pracownicy będą korzystać z większej liczby dni wolnych od pracy, które wynikają z harmonogramu czasu pracy (np. praca od poniedziałku do czwartku po 10 godzin w systemie równoważnym, dni wolne od piątku do niedzieli), co jest w pełni dozwolone.
Udzielanie 14 dni wypoczynku na przełomie roku
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie rozstrzygają jednoznacznie takich wątpliwości. Zdecydowana większość przedstawicieli doktryny prawa pracy dopuszcza jednak taką możliwość. Uzasadniane jest to tym, że chodzi tu o urlop za dany rok kalendarzowy, który może być przecież udzielony nawet do 30 września następnego roku. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której dana osoba w ogóle nie skorzystała z urlopu w danym roku kalendarzowym (bądź wykorzystała pojedyncze dni), a znaczna część (lub wręcz całość) urlopu będzie wykorzystana jako urlop zaległy. Skoro taki wariant nie jest oceniany jako naruszenie przepisów prawa pracy, to tym bardziej dopuszczalne byłoby udzielenie urlopu na przełomie roku (np. od 24 grudnia do 6 stycznia). Należy w tym miejscu podkreślić, że musiałoby to dotyczyć urlopu za ten sam rok kalendarzowy (np. pracownik ma do dyspozycji jeszcze 17 dni urlopu w chwili składania takiego wniosku). Za ewidentne naruszenie powyższego wymogu należałoby uznać dopełnienie 14 dni wypoczynku urlopem za rok następny (np. wniosek o 14 dni urlopu; początek: 24 grudnia, koniec: 6 stycznia; pracownik w chwili złożenia takiego wniosku ma tylko 6 dni urlopu za dany rok). Żadna część urlopu za dany rok nie oznaczałaby bowiem wówczas nie mniej niż 14 kolejnych dni wypoczynku.
Czy pracownik może zrzec się jednej części wypoczynku trwającej nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych?
Prawa do urlopu udzielanego w takim wymiarze jest nie można się zrzec. Potwierdzają to również wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy, w myśl których „pracownik nie może zrzec się prawa do jednej części wypoczynku trwającej nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego pracodawca obowiązany jest zapewnić stosowanie tego przepisu, nawet jeżeli jest to wbrew woli pracownika”. Rzecz jasna, można wyobrazić sobie skrajne przypadki, w których pracownik w pełni świadomie rezygnuje z 14 dni wypoczynku ze względu na dobro wyższego rzędu (np. konieczność częstych i krótkotrwałych wizyt w szpitalu ze względu na zły stan zdrowia małżonka i konieczność zapewnienia opieki i wsparcia). Trudno byłoby sobie wyobrazić pracodawcę, który ze względu na tego typu okoliczności upiera się przy jednej części wypoczynku trwającej co najmniej 14 dni. Jednakże poza absolutnymi wyjątkami taka sytuacja stanowiłaby naruszenie art. 162 Kodeksu pracy.
Co jednak w sytuacji, gdy pracownik nie chce skorzystać z 14 kolejnych dni wypoczynku? Czy pracodawca może coś z tym zrobić? Polecenie podziału urlopu w taki sposób, aby jedna część wypoczynku trwała nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, jest zgodna z art. 162 Kodeksu pracy, a co za tym idzie – pracownik ma obowiązek takie polecenie wykonać. Odmowa wykonania polecenia zgodnego z prawem może skutkować odpowiedzialnością służbową (np. pozbawienie prawa do nagrody uznaniowej). Dodatkowo, pracodawca może przestać akceptować wnioski pracownika, jeżeli pozostała liczba dni urlopu nie zagwarantuje wykorzystania 14-dniowego wypoczynku. Przykładowo: pracownik wykorzystał 12 pojedynczych dni urlopu. Od tego momentu pracodawca wyraża zgodę jedynie na 4 dni urlopu na żądanie. Pozostałe 10 dni urlopu zostanie zaakceptowane tylko w ramach jednego 14-dniowego wypoczynku.
Skutki prawne braku udzielenia pracownikom jednej części wypoczynku trwającej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych
Czy w powyższej sytuacji pracownikowi przysługuje jakieś odszkodowanie z tego tytułu? Wypłata odszkodowania za brak udzielenia 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku jest możliwa, choć w praktyce wydaje się mało prawdopodobna. Pracownik na drodze postępowania sądowego musiałby bowiem wykazać, że takie działanie było zawinione przez pracodawcę (np. odmowa zgody na 14 dni wypoczynku mimo składanych wniosków), jak również, że poniósł z tego tytułu szkodę. Kontrowersyjne może być natomiast ocenianie braku 14 dni wypoczynku w kontekście ewentualnego wykroczenia. Z jednej strony, w myśl wyjaśnień Państwowej Inspekcji Pracy, takie nadmierne rozdrobnienie urlopu (np. podział na 26 części) co prawda stanowi naruszenie art. 162 Kodeksu pracy, jednakże nie będzie równoznaczna z wykroczeniem, jeżeli miało ono miejsce na wniosek pracownika. Warto więc zachować jakiekolwiek potwierdzenia faktu, że to pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o to, aby nie udzielać mu 14 dni wypoczynku (np. korespondencja e-mailowa czy wymiana sms-ów).
Z drugiej strony, trudno byłoby uznać za dopuszczalną sytuację, w której pracodawca zabrania pracownikom korzystania z 14 dni wypoczynku. Może to wyczerpywać znamiona wykroczenia, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy (nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, rozumiane jako brak zgody na skorzystanie z 14 dni wypoczynku). Z tego względu, pracodawca nie może odmówić prawa do 14 dni wypoczynku, lecz jedynie negocjować termin skorzystania z takiej możliwości przez pracownika.
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy