Tworzenie dokumentacji ZFŚS: Od regulaminu ZFŚS poprzez inne dokumenty i wnioski osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu zgodne z przepisami RODO
Samo posiadanie funduszu to za mało – kluczem do bezpieczeństwa podczas kontroli jest poprawna dokumentacja. Zapraszamy na intensywne szkolenie warsztatowe, podczas którego odejdziemy od teorii na rzecz tworzenia konkretnych zapisów i formularzy. Skupimy się na najważniejszych dokumentach generowanych w związku z funkcjonowaniem tego funduszu tj.m.in.: jak sformułować odmowę przyznania świadczenia, jak zgodnie z RODO prosić o dokumenty finansowe oraz jak zaprojektować regulamin, który nie zostanie zakwestionowany przez PIP. Uczestnicy wyjdą ze szkolenia z gotowym warsztatem narzędziowym do wdrożenia w swojej organizacji.
Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:
- Strategiczne zapisy w aktach wewnątrzzakładowych i ich tworzenie:
- Elastyczne zarządzanie odpisami: jak skutecznie zmodyfikować wysokość odpisów w regulaminie wynagradzania, formułowanie klauzul o nietworzeniu funduszu i skuteczne ich ogłaszanie.
- Architektura nowoczesnego Regulaminu ZFŚS: projektowanie zapisów obligatoryjnych i fakultatywnych – warsztat języka prawniczego, mechanizmy (postanowienia) zabezpieczające przed uznaniowością i dyskryminacją w dostępie do środków, jak uzgadniać treść lub zmiany w Regulaminie ZFŚS z przedstawicielami związków zawodowych- jaka opracować procedurę zgodną z przepisami prawa? jak dokonać wyboru przedstawicieli pracowników – co powinno się znaleźć w protokole z takich wyborów?
- Projektowanie formularzy i obieg wniosków socjalnych:
- Budowa wzorcowego wniosku o świadczenie: jakie dane zbierać, by nie naruszyć minimalizacji RODO? tworzenie oświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – praktyczne wzory.
- Komunikacja decyzji socjalnych: jak redagować uzasadnienia przyznania lub odmowy świadczenia, sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji socjalnej i zespołów opiniujących.
- RODO w ZFŚS – retencja i bezpieczeństwo danych:
- Dokumentacja w cyklu życia danych: opracowanie klauzul informacyjnych i zgód dla członków rodzin pracowników, oświadczenie jako podstawowy dokument weryfikacji danych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu w zakresie oceny jej sytuacji socjalnej – kiedy możemy od tego odstąpić? skutki zmiany administratora danych osobowych w związku z korzystaniem z poszczególnych świadczeń z ZFŚS, jak opracować umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych przez inny podmiot niż nasz pracodawca w świetle art. 28 ust.3 RODO, opracowanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych związanych ze stanem zdrowia osób uprawnionych do korzystania z funduszu, opracowanie bezpiecznego z punktu widzenia RODO obiegu dokumentów związanych z korzystaniem z przedmiotowych świadczeń, jak dokumentować proces weryfikacji dochodów, by nie gromadzić zbędnych kopii PIT-ów.
- Archiwizacja i niszczenie: instrukcja postępowania z wnioskami po zakończeniu roku budżetowego, terminy przechowywania dokumentacji w ujęciu roszczeń i kontroli ZUS/PIP.
- Narzędzia planistyczne i operacyjne:
- Preliminarz jako mapa drogowa: warsztat tworzenia rocznego planu wydatków i podziału środków na poszczególne cele, korygowanie preliminarza w trakcie roku – dokumentowanie zmian.
- Dokumentacja dodatkowa: regulaminy pożyczek mieszkaniowych oraz zasady rozliczania imprez integracyjnych i dokumentowanie tej okoliczności.
- Pytania i odpowiedzi.
Prowadzący:
Artur Samek
Radca prawny, nadinspektor pracy kierujący działem prawnym w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Krakowie, wykładowca akademicki, autor wielu publikacji. Doświadczony trener szkoleń z zakresu prawa pracy, ochrony danych osobowych, działania agencji zatrudnienia (w tym agencji pracy tymczasowych), Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz ubezpieczeń społecznych. Prowadził liczne konferencje i seminaria naukowe poświęcone powyższej tematyce.
Abyś mógł uczestniczyć w szkoleniach online, wybierz najlepszy dla Ciebie pakiet szkoleniowy
Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.
Potwierdzenie edycji danych uczestnictwa w szkoleniu otrzymasz również w osobnej wiadomości e-mail.