Faktura KSeF – wyzwania dla księgowych. Jak unikać błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych. Obieg dokumentów w firmie przy użyciu KSeF

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie praktycznych rozwiązań problemów, które pojawiają się w procesie wystawiania, odbierania i wprowadzania do obiegu faktur ustrukturyzowanych. W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę zasad bezpieczeństwa przy nadawaniu uprawnień w KSeF, omówi na wzorcowym modelu kwestie prawidłowego wystawiania i bezproblemowego otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

Prawidłowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej:
- identyfikacja statusu nabywcy w procesie wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
- moment powstania obowiązku podatkowego i jego wpływ na termin wystawienia faktury w KSeF,
- ustawowe terminy wystawiania faktur (widełki czasowe) w kontekście możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
- jaki model wystawiania faktur w KSeF przyjąć: scentralizowany (szef, sekretariat, wyłącznie dział księgowy), czy też zdecentralizowany?
- tryb online – podstawowa ścieżka wystawiania pojedynczych faktur w KSeF: moment wystawienia faktury, a moment wysyłki do KSeF – co jest datą wystawienia faktury, obowiązkowe elementy faktury wymagane strukturą logiczną FA(3), zakres danych na fakturze ustrukturyzowanej – w jakich sytuacjach z niego korzystać, oznaczenie dokumentu fakturowego nr KSeF, wizualizacja faktury – zamiana xml na pdf oraz kod QR i jego znaczenie, sposób doręczenia faktury odbiorcy w zależności od jego statusu, potwierdzenie transakcji – jakie zasady musimy stosować,
- tryb offline24 – narzędzie przydatne przy wystawianiu dużej ilości faktur: jakie sytuacje dają możliwość korzystania z tego trybu, kiedy wysłać wystawioną fakturę do KSeF i jak jest jej data wystawienia, doręczanie faktury wystawionej poza KSeF – czy jest możliwe, wysyłka paczki faktur do KSeF (opcja wsadowa) – zasady, oznaczanie faktur dwoma kodami QR – wyjaśnienia, jak potwierdzić w tym trybie dokonanie zakupu.
- tryby szczególne (awaria, niedostępność KSeF): sposób wystawienia faktury (w jakim formacie i czy stosujemy kody QR?), oznaczanie faktury w systemie księgowym, prawidłowy termin wysyłki do KSeF,
- informowanie odbiorcy o wystawieniu faktury przy użyciu KSeF – istotna procedura,
- pobranie faktury z KSeF – czy jest możliwe wielkokrotne zaimportowanie tego samego dokumentu?
- inne dokumenty księgowe (noty, rachunki, pro formy itp.), a KSeF,
- samofakturowanie w KSeF – sprzedaż krajowa i zagraniczna,
- zasady wprowadzania do KSeF faktur z załącznikami,
- logo i podpis na fakturze ustrukturyzowanej – problematyka elementów graficznych.
Najczęstsze błędy na fakturze ustrukturyzowanej:
- dane kontrahenta, w tym istotna rola NIP,
- oznaczanie procedur w ramach JPK,
- niewłaściwy format elektroniczny,
- bramka API KSeF, a błędy rachunkowe,
- numerowanie faktur w kolejności,
- błędy merytoryczne na fakturze w KSeF.
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF:
- odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026 r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSeF?
- skąd będę wiedział, że otrzymałem fakturę w KSeF?
- opcja „ukrycia” faktur w KSeF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?
- określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),
- czy można otrzymać fakturę poza KSeF?
- odliczanie VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF – stanowisko MF,
- czy wizualizować faktury kosztowe poprzez ich wydruk, albo zapisywanie w PDF?
- zasady wprowadzania do obiegu wewnętrznego faktur kosztowych – jeden punkt odbioru => przesłanie do działów merytorycznych czy każdy dział (pracownik) ma bezpośredni dostęp do faktury w KSeF i możliwość jej zaimportowania,
- dostęp anonimowy do faktury w KSeF,
- przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,
Korygowanie faktur w KSeF:
- przyczyna korekty, a sposób jej wykazania (storno albo jest-powinno być),
- zmiana zasad rozliczania korekt in minus faktur ustrukturyzowanych i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,
- rozliczanie korekty in plus,
- korekta podatku naliczonego z faktury ustrukturyzowanej in minus u nabywcy,
- korygowanie błędów przez nabywcę – kwestia noty korygującej,
- istotne dane na fakturze korygującej w KSeF,
- duplikaty, a KSeF.
Procedury postępowania z kontem podatnika w KSeF i fakturami ustrukturyzowanymi:
- decydująca rola administratora w firmie – normy bezpieczeństwa i kontroli procesów związanych z dostępem do KSeF,
- uprawnienia i odpowiedzialność pracowników w zakresie wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- generowanie nowego kontekstu w KSeF dla jednostek podrzędnych (oddziałów (zakładów, osób fizycznych),
- jak generować i korzystać z Certyfikatów KSeF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,
- czy jest nam potrzebny jeszcze TOKEN KSeF?
- nowe znaczniki w JPK_VAT – kiedy je stosować?
- UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie faktur (obowiązek podawania nr KSEF_ID),
- kursy walutowe w fakturach ustrukturyzowanych,
- podawanie nowych istotnych informacji w płatnościach za faktury ustrukturyzowane,
- sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSeF,
- sankcje w KSeF – od kiedy, dla kogo i w jakich wymiarach?

Prowadzący:

Andrzej Malenta

Wieloletni pracownik Izby Skarbowej w Warszawie w zakresie podatku VAT, w tym kilka lat na stanowiskach kierowniczych. Odpowiedzialny za wydawanie interpretacji indywidualnych w zakresie VAT przez Dyrektora IS w Warszawie. Wieloletni wykładowca w zakresie zagadnień związanych z podatkiem VAT, autor licznych publikacji.

Faktura KSeF – wyzwania dla księgowych. Jak unikać błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych. Obieg dokumentów w firmie przy użyciu KSeF

Prowadzący:

Zapisz się na szkolenie

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.