Do kiedy związek zawodowy ma obowiązek przedstawić pracodawcy informację dotyczącą swojej liczebności?
Wszystkie związki zawodowe mają obowiązek przekazać pracodawcy informację o swojej liczebności najpóźniej do 10. dnia następującego po zakończeniu danego półrocza kalendarzowego. W praktyce oznacza to konieczność przekazania takiej informacji dwa razy w roku: do 10 stycznia i do 10 lipca. Każdy związek składa taką informację oddzielnie. Zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego, jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, wówczas termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. Zatem, jeżeli 10 stycznia albo 10 lipca przypadałby w sobotę, wówczas termin zostanie przesunięty na poniedziałek 12 stycznia albo 12 lipca.
Według stanu na jaki dzień organizacja związkowa ma obowiązek przekazać taką informację?
Związki muszą to zrobić według stanu na 30 czerwca oraz 31 grudnia danego roku. W efekcie informacja o poziomie uzwiązkowienia na 30 czerwca ma być przekazana najpóźniej do 10 lipca, a poziom uzwiązkowienia na dzień 31 grudnia – najpóźniej do 10 stycznia następnego roku.
W jakiej formie należy przekazać taką informację?
Żaden powszechnie obowiązujący przepis prawa pracy nie reguluje tej kwestii. Warto podkreślić, że to związek zawodowy jest zainteresowany tym, aby mieć udokumentowany fakt złożenia takiej informacji do pracodawcy. Z tego względu najbezpieczniejszym rozwiązaniem byłaby forma pisemna (najlepiej za potwierdzeniem odbioru), ale nie można wykluczyć również innych form (np. elektronicznie), jeżeli związek jest w stanie wykazać, że e-mail został dostarczony w wymaganym przepisami terminie.
Jakie są skutki prawne braku przekazania takiej informacji lub przedstawienia jej po upływie wymaganych terminów?
W myśl art. 25¹ ust. 6 ustawy o związkach zawodowych – związek, który w terminie nie wypełnił obowiązku informacyjnego, nie ma uprawnień przysługujących zakładowej organizacji związkowej aż do czasu wykonania tego obowiązku.
Tylko organizacja licząca co najmniej 10 osób może wykonywać uprawnienia ustawowe należne związkom dotyczące zbiorowych interesów pracowniczych, jak i spraw indywidualnych. Sprawy zbiorowe to np. uzgadnianie treści regulaminu pracy czy wynagradzania lub prowadzenie sporu zbiorowego. Sprawy indywidualne to np. wyrażenie zgody na rozwiązanie umowy z chronionym działaczem związkowym lub kobietą w ciąży, opiniowanie zamiaru rozwiązania umowy z innym pracownikiem (za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia) czy też nałożenia kary porządkowej, jeżeli pracownik wniósł od niej sprzeciw.
Brak poinformowania w terminie o liczebności związku oznacza, że z następnym dniem pracodawca może uznać, iż działający u niego związek zawodowy nie ma uprawnień ustawowych do jakichkolwiek czynności wynikających z przepisów prawa. Jeżeli natomiast związek złoży taką informację, ale po terminie przewidzianym przez przepisy, wówczas w okresie po terminie zgłoszenia (np. od 10 stycznia albo od 10 lipca) aż do dnia, w którym złoży informację, uprawnienia związkowe ulegają zawieszeniu. Pracodawca traktuje wówczas związek zawodowy jako organizację, która nie posiada co najmniej 10 członków.
A co się dzieje w przypadku, gdy przekazana przez związek zawodowy informacja jest nieprawdziwa?
Identyczne, jak w przypadku niezłożenia takiej informacji w ogóle, organizacja związkowa traci uprawnienia przynależne zakładowej organizacji związkowej. Innymi słowy – nie ma żadnych uprawnień dotyczących zarówno zbiorowego, jak i indywidualnego prawa pracy.
Co się stanie, jeżeli liczebność związku zawodowego zmieni się przed terminem przekazania takiej informacji pracodawcy (np. pomiędzy 31 grudnia a 10 stycznia)?
Nie ma to znaczenia. Przykładowo, związek zawodowy poinformował pracodawcę, że na dzień 31 grudnia 2025 r. zrzeszał 9 osób. Jednakże 02.01.2026 r. organizacja ta przyjęła nowego członka, więc stan łączny wynosi 10 osób. Mimo tego, przez całe pierwsze półrocze 2026 r. związek nie ma jakichkolwiek uprawnień wobec pracodawcy. Jeżeli jednak związek zawodowy utrzyma liczebność co najmniej 10 osób do 30 czerwca 2026 r. i złoży stosowną informację do 10 lipca 2026 r., wówczas zyska możliwość korzystania z uprawnień, jakie mają organizacje związkowe.
Może zdarzyć się też sytuacja odwrotna, tzn. związek złożył pracodawcy informację, że na dzień 31 grudnia 2025 r. miał 10 członków. Na początku stycznia 2026 r. utracił jednego członka. Mimo że związek będzie zrzeszał mniej niż 10 osób, może wykonywać uprawnienia organizacji związkowej wobec pracodawcy przynajmniej do daty następnej informacji (czyli do 10 lipca 2026 r.). W efekcie uprawnienia związkowe może czasowo wykonywać organizacja mająca mniej niż 10 członków albo uprawnień takich czasowo nie ma związek zrzeszający co najmniej 10 osób.
Czy pracodawca może domagać się imiennej listy członków danego związku?
Nie. Pracodawca nie może dowiedzieć się od organizacji związkowych, kto konkretnie znajduje się w ich szeregach, ilu członków jest zatrudnionych w poszczególnych działach, wydziałach czy jednostkach organizacyjnych danego zakładu pracy, jak również jaka jest struktura wiekowa czy płciowa członków związku. Potwierdza to też orzecznictwo Sądu Najwyższego (np. wyrok z dnia 24 stycznia 2012 r., III PZP 7/11). Oczywiście w praktyce może się okazać, że pracodawca taką wiedzę bez problemu zdobędzie (np. prośba pracownika o potrącenie składki związkowej). Sam pracownik może też dobrowolnie ujawnić taką informację.
Czy pracodawca może kwestionować liczebność związku zawodowego?
Tak. W terminie 30 dni po otrzymaniu informacji o liczbie członków organizacji pracodawca może złożyć zastrzeżenie co do liczebności związku. Organizacja związkowa musi wówczas wystąpić do sądu z wnioskiem o ustalenie liczby członków na ostatni dzień minionego półrocza. Jeżeli tego nie zrobi w ciągu 30 dni od zgłoszenia zastrzeżenia przez pracodawcę, traci tymczasowo uprawnienia związkowe do dnia, w którym złoży taki wniosek w sądzie albo do kolejnego półrocznego terminu na złożenie informacji o swojej liczebności.
W praktyce zgłoszenie zastrzeżenia co do liczebności związku ma sens tylko wtedy, gdy są ku temu uzasadnione podstawy. Ustawodawca przewidział bowiem swoistą karę dla pracodawców zgłaszających zastrzeżenie, które po przeprowadzeniu postępowania okazało się bezpodstawne. Kolejny raz takie zastrzeżenie można bowiem złożyć dopiero po roku od uprawomocnienia się orzeczenia sądu.
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy