Jak pracodawca może skutecznie doręczyć rozwiązanie umowy o pracę?
W przypadku porozumienia stron oraz upływu czasu, na jaki umowa o pracę była zawarta, zakończenie zatrudnienia może nastąpić w dowolnej formie (nawet ustnej), gdyż Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę żadnych wymogów w tym względzie. Oczywiście, odnośnie porozumienia stron warto byłoby rozważyć dla celów dowodowych zachowanie formy pisemnej lub przynajmniej elektronicznej.
Zupełnie inaczej jest w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, które wymagają formy pisemnej. Nie wystarczy wysłanie korespondencji np. poprzez zwykły e-mail, czy sms. Owszem, oświadczenie pracodawcy będzie wtedy co prawda skuteczne i wywoła skutki prawne, ale należy je uznać za wadliwe. Jeżeli pracodawca chce zachować się zgodnie z prawem, to wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia należy wysłać pocztą, kurierem lub doręczyć osobiście (najlepiej w obecności świadka).
Jakie są skutki odmowy przyjęcia pisma rozwiązującego umowę przez pracownika?
Odmowa przyjęcia przez pracownika wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia jest nieistotna. Jeżeli takie pismo zostało wręczone w obecności świadka, wówczas wystarczy sporządzić notatkę służbową, która potwierdza przebieg danego zdarzenia.
Identyczny skutek dotyczy przypadku doręczenia wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia za pośrednictwem operatora pocztowego. Listonosz dokonuje wtedy stosownej adnotacji o odmowie przyjęcia danego pisma, co jest równoznaczne z jego doręczeniem, a co za tym idzie – możliwością zapoznania się z treścią korespondencji. Potwierdza to również orzecznictwo Sądu Najwyższego, w myśl którego „odmowa przyjęcia danego pisma nie ma znaczenia prawnego. Wypowiedzenie bądź rozwiązanie bez wypowiedzenia jest bowiem czynnością jednostronną, która dochodzi do skutku bez względu na zgodę drugiej strony. Ma to miejsce także wtedy, gdy adresat, mając realną możliwość zapoznania się z treścią pisma, z własnej woli nie podejmuje przesyłki pocztowej zawierającej to oświadczenie” (patrz: wyrok z dnia 11 grudnia 1996 r., I PKN 36/96).
A gdyby pracownik nie podjął przesyłki pocztowej, mimo jej dwukrotnego awizowania?
Taka sytuacja stwarza domniemanie skutecznego doręczenia korespondencji. Takie stanowisko zajmuje w tej kwestii Sąd Najwyższy, który stwierdził, iż dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2005 r., I PK 37/05, OSNP 2006/17-18/263).
Czy wypowiedzenie będzie uznawane za zgodne z prawem, jeżeli pracownik po wręczeniu takiego pisma przedstawi pracodawcy zwolnienie lekarskiego?
Tak, pod warunkiem, że pracownik w takim dniu świadczył pracę. Wynika to m.in. z treści orzeczeń Sądu Najwyższego, na mocy których wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie narusza art. 41 Kodeksu pracy (uchwała Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 11 marca 1993 r., I PZP 68/92). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik otrzymał wypowiedzenie po 30 minutach świadczenia pracy w danym dniu, czy też może dopiero po 5 godzinach wykonywania swoich obowiązków. Skoro pracownik nie zgłaszał swojej niedyspozycji zdrowotnej, to nawet późniejsze przedstawienie zwolnienia lekarskiego obejmującego taki dzień, nie zmienia zgodności z prawem wypowiedzenia.
Trzeba w tym miejscu dodać, że ze względu na ochronę przewidzianą w art. 41 Kodeksu pracy nie jest obojętne, czy pracownik otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę w czasie, gdy wykonywał pracę, czy też w dniu, w którym pracy nie świadczył, a jedynie przyniósł do zakładu pracy zwolnienie lekarskie (tak: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 listopada 1997 r., I PKN 366/97, OSNP 1998/17/505). Jeżeli pracodawca wręczyłby wypowiedzenie jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia pracy przez pracownika, wówczas taka osoba mogłaby argumentować, że nie zamierzała w ogóle wykonywać swoich obowiązków, lecz pojawiła się na terenie zakładu pracy wyłącznie w celu przekazania informacji o swojej niedyspozycji zdrowotnej. W pełni zasadne byłoby w takiej sytuacji złożenie pozwu do właściwego miejscowo wydziału pracy sądu rejonowego i domaganie się przez pracownika przywrócenia do pracy lub zasądzenia odszkodowania.
Czy można wręczyć wypowiedzenie w innej formie niż pisemna?
Tak. Opatrzenie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z formą pisemną, dlatego takie pismo można wysłać do pracownika np. e-mailem (taką możliwość potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24.08.2009 r., I PK 58/09). Dotyczy to również wypowiedzeń zmieniających warunki pracy lub płacy. Trzeba zaznaczyć, że kwalifikowany podpis elektroniczny to nie to samo, co skan umowy z podpisem pracodawcy bądź profil zaufany na platformie ePUAP. Owszem, rozwiązanie umowy jest wówczas skuteczne, ale może być podważane przez pracownika na drodze postępowania przed sądem pracy. Warto podkreślić, że pracownik nie musi mieć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby odczytać taką wiadomość.
Jakie są skutki prawne braku zachowania pisemnej formy wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia?
Po pierwsze, należy podkreślić, że nawet w przypadku braku zachowania formy pisemnej wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (np. zwykły e-mail lub sms), jest ono skuteczne, czyli wywołuje skutki prawne. Oznacza to, że od tego dnia zaczyna swój bieg okres wypowiedzenia, czy też w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – jest to ostatni dzień zatrudnienia takiej osoby.
Po drugie, nie oznacza to, że jest taka sytuacja zgodne z prawem. W efekcie, w razie kontroli prowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy, może to zostać uznane za wykroczenie, o którym mowa w art. 281 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Po trzecie wreszcie (i zarazem najważniejsze), pracownik może złożyć w terminie 21 dni pozew do właściwego miejscowo wydziału pracy sądu rejonowego, wskazując w treści takiego odwołania, że nie została zachowana wymagana przepisami forma wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Pracownik ma prawo domagać się przed sądem pracy przywrócenia do pracy albo zasądzenia odszkodowania (stanowi ono równowartość wynagrodzenia za okres wypowiedzenia).
Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy