Czas trwania: 5 godzin
Tematyka: KSeF i fakturowanie

KSeF po zmianach – wpływ na obieg dokumentów w firmie

Szanowni Państwo,
mamy przyjemność zaprosić na szkolenie, które do tematyki KSeF odnosi się przez perspektywę obiegu dokumentów w firmie.

Przepisy o dobrowolnym KSeF obowiązują od roku 2022. Pomimo przesunięcia obowiązkowego KSeF na początek 2026 r., warto rozpocząć przygotowania organizacyjne związane z nadchodzącym obowiązkiem.
Przesunięcie nie zmienia uchwalonych przepisów prawnych regulujących zasady fakturowania w KSeF. Zasadniczo, nie ulegną też mianie pierwotnie przygotowane rozwiązania techniczne. Potwierdzają to opublikowane w listopadzie 2024 r. przez Ministerstwo Finansów propozycje kosmetycznych zmian, które są wynikiem wcześniejszych konsultacji.

Zachęcamy do skorzystania ze szkolenia, którego celem jest przybliżenie Państwu zasad obiegu w Firmie faktur ustrukturyzowanych wystawionych i otrzymanych przy użyciu KSeF.

Do tej pory faktury funkcjonowały w wizualnej formie (papierowej lub elektronicznej). Wprowadzenie KSeF zmieni w znaczny sposób wystawianie i otrzymywania faktur w obrocie krajowym, co znacząco również wpłynie na obieg dokumentów w firmie (szczególnie w dużych podmiotach gospodarczych lub u takich specyficznych podatników VAT jak jednostki samorządu terytorialnego, lub grupy VAT).

W trakcie szkolenie omówimy zatem zagadnienia związane z KSeF z punktu widzenia obiegu dokumentów w firmie, przykładowo:

  • sposób przekazywania i otrzymywania faktur w zależności od rodzaju kontrahenta,
  • obieg dokumentów towarzyszących fakturom (przekazywanie załączników do faktur wystawionych w KSeF z uwzględnieniem proponowanego przez MF załącznika ustrukturyzowanego),
  • znaczenia numeru nadawanego fakturze przez KSeF oraz jego użycia w komunikatach przelewów bankowych,
  • określenie daty wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej,
  • sposób ujęcia faktury ustrukturyzowanej w księgach podatkowych,
  • wskazywanie na fakturach wystawionych w KSeF nabywcy oraz odbiorcy (np. gminy oraz jednostki budżetowej lub grupy VAT, oraz uczestnika grupy VAT), czy też innych podmiotów związanych z transakcją (np. firmy faktoringowej finansującej fakturę) – z uwzględnieniem istotnej zmiany w tym zakresie zaproponowanej przez MF,
  • wpływ KSeF na dokumentowanie wydatków dokonanych przez pracowników, za które zapłata nastąpiła otrzymanymi od firmy środkami lub kartami firmowymi – z uwzględnieniem istotnej zmiany w tym zakresie zaproponowanej przez MF,
  • zasady przekazywania wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF,
  • dostęp do faktur przez pracowników celem dokonania merytorycznego opisu,
  • możliwości odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF,
  • sposobu nadawania uprawnień pracownikom oraz innym podmiotom do określonych czynności w KSeF – istotne różnice w przypadku nadania uprawnień osobom fizycznym oraz podmiotom niebędącym osobami fizycznymi,
  • nadawania uprawnień w ramach samofakturowania.

W trakcie szkolenia prowadzący odpowiedzą ponadto na inne Państwa wątpliwości związane z wprowadzeniem i funkcjonowaniem KSeF w odniesieniu do obiegu dokumentów w Firmie.

Serdecznie zapraszamy na szkolenie!

Program szkolenia obejmuje następujące zagadnienia:

  1. Pojęcie faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF):
    • definicja faktury ustrukturyzowanej,
    • okres przechowywania faktur przez KSeF,
    • obowiązek i okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych oraz zakupowych) - w jakich sytuacjach należy zabezpieczyć dane faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie?
    • obowiązek przekazania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych,
    • sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF krajowym kontrahentom,
    • sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF zagranicznym kontrahentom,
    • czy można wystawić lub uzyskać duplikat faktury ustrukturyzowanej?
  2. Numer systemowy nadany fakturze przez KSeF:
    • nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
    • znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF,
    • elementy nr systemowego KSeF,
    • czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
    • sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK oraz innych księgach podatkowych,
    • czy nr systemowy KSeF powinien być umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
    • kod QR umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej w okresie obowiązkowego KSeF - obowiązek, znaczenie oraz zawartość danych w kodzie QR.
  3. Płatności za faktury ustrukturyzowane - znaczenie numeru KSeF – rewolucja w okresie obowiązkowego KSeF:
    • specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności w okresie obowiązkowego KSeF,
    • specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu zwykłego przelewu w okresie obowiązkowego KSeF
    • przelewy zbiorcze za faktury ustrukturyzowane - zbiorczy identyfikator przelewy generowany przez KSeF,
    • zapłata zaliczek przy użyciu podzielonej płatności a faktury ustrukturyzowane.
  4. Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:
    • data wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
    • data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF a termin płatności,
    • data wystawienia faktury widoczna na wydruku lub obrazie faktury a prawna data wystawienia,
    • faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) w okresie dobrowolnego KSeF.
  5. Dostęp do zakupowych oraz sprzedażowych faktur ustrukturyzowanych:
    • dostęp do faktur poprzez interfejs KSeF Ministerstwa Finansów,
    • bezpośredni dostęp do faktur poprzez program księgowy podatnika,
  6. Dostęp do zakupowych oraz sprzedażowych faktur ustrukturyzowanych:
    • sposób przekazania faktur ustrukturyzowanych polskim podatnikom VAT (czynnym lub zwolnionym) posiadającym NIP,
    • sposób przekazania faktur ustrukturyzowanych polskim podatnikom VAT zwolnionym) nieposiadającym NIP,
    • sposób przekazania faktur ustrukturyzowanych kontrahentom zagranicznym,
    • sposób przekazania faktur ustrukturyzowanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
    • faktury ustrukturyzowane otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) w okresie obowiązkowego KSeF - znaczenie kodu QR.
  7. Funkcjonowanie faktur papierowych i elektronicznych w okresie obowiązkowego KSeF w okresie obowiązkowego KSeF:
    • bilety stanowiące faktury,
    • paragony stanowiące faktury uproszczone w okresie przejściowym – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących – okres przejściowy – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) – możliwość dowolnego stosowania w okresie przejściowym – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • faktury wystawione w okresie awarii KSeF,
    • certyfikaty podatnika – istotny element w kodzie QR dla faktur wystawionych w trybie awarii lub „offline” – od kiedy będą dostępne? – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów
    • faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – możliwość wyboru sposobu wystawienia faktury w formie tradycyjnej lub ustrukturyzowanej – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • faktury o wartości do 450 zł brutto, których łączna wartość w miesiącu nie przekracza 10 000 zł – możliwość wyboru sposobu wystawienia faktury w formie tradycyjnej lub ustrukturyzowanej – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • tworzenie wydruków oraz elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF na wewnętrzne potrzeby firmy (np. dokonania merytorycznych opisów przez pracowników),
    • sprawny przepływ finansowy - informowanie nabywców o dostępności faktury zakupowej w KSeF oraz terminie jej płatności - np. czy można wysłać nabywcy informacyjnie obraz pdf faktury wystawionej w KSeF?
    • czy można robić wydruki lub elektroniczne obrazy faktur ustrukturyzowanych na potrzeby wewnętrzne firmy - np. w celu dokonania opisów merytorycznych przez pracowników?
  8. Dokumenty towarzyszące fakturom wystawionym w KSeF oraz załącznik do faktur:
    • przekazywanie wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF w celach handlowych - czy to będzie możliwe i zgodne z prawem, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
    • czy w KSeF będzie można dodawać do faktur dodatkowe dokumenty (np. WZ, Zmówienie, CMR itp.),
    • czy w KSeF będzie można dodawać do faktur załączniki (np. wykaz faktur korygowanych, wykaz usług wykonanych w danym miesiącu, protokół odbioru robót itp.),
    • czy do faktur korygujących wystawionych w KSeF należy gromadzić dokumentację, z której wynika uzgodnienie warunków korekty,
    • ustrukturyzowane załączniki w ramach struktury FA(3) – czy będą rozwiązaniem dla wszystkich? – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów.
  9. Wskazanie „Podmiotu 3” w fakturze wystawionej w KSeF:
    • w jakich sytuacjach wskazuje się „Podmiot 3” na fakturach ustrukturyzowanych,
    • istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz jednostek samorządu terytorialnego,
    • istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na podmiotu będącego członkiem Grupy VAT,
    • inne sytuacje, w których istotne będzie wykazanie „Podmiotu 3” na fakturze ustrukturyzowanej - np. faktoring, zakupy dokonywane przez pracowników, za które zapłata następuje środkami powierzonymi przez pracodawcę, powierzenie towarów podmiotowi innemu niż nabywca towarów (odbiorcy) itp.;
    • obowiązkowe podanie w KSeF danych jednostki, która dokonuje transakcji w ramach JST – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów,
    • możliwość wskazania pracownika jako dokonującego zakupu w imieniu firmy – najnowsze rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów.
  10. Korzystanie z KSeF oraz nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF przez inne osoby i podmioty:
    • rozpoczęcie korzystania z KSeF - jakie narzędzia autoryzacyjne są niezbędne?
    • wyznaczanie „Administratora KSeF” przez podmioty niebędące osobami fizycznymi (formularz ZAW-FA),
    • rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
    • sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla osoby fizycznej (np. pracownika),
    • sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla podmiotu działającego w formie innej niż jednoosobowa działalność gospodarcza (np. kontrahent w ramach samofakturowania),
    • dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podmioty, które są częścią „zbiorowych” podatników VAT (jednostki budżetowa w jednostkach samorządów terytorialnego, członkowie grup VAT),
    • obowiązkowe podanie w KSeF danych jednostki, która dokonuje transakcji w ramach JST,
    • tokeny i certyfikaty wewnętrzne jako narzędzie autoryzacyjne do określonych operacji w KSeF (np. dostęp do faktur wystawionych w KSeF, wystawianie faktur w KSeF) - możliwość automatyzacji procesu wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF,
    • odpowiedzialność karno-skarbowa osób lub podmiotów korzystających z uprawnień do wykonywania określonych czynności w KSeF.
  11. Inne sytuacje dokumentacyjne związane z fakturami ustrukturyzowanymi:
    • prawna data otrzymania faktury w KSeF dla celów rozliczeń cywilno-prawnych,
    • brak akceptacji nabywcy w stosunku do faktury otrzymanej w KSeF - jak to zrobić w związku z brakiem możliwości odesłania faktury,
    • funkcja „ukrywania” faktur – np. w przypadku braku akceptacji faktury otrzymanej w KSeF,
    • faktury wystawiane w KSeF w celu wyłudzeń,
    • czy można otrzymać duplikat faktury wystawionej w KSeF?
    • czy nota korygująca do faktury ustrukturyzowanej jest skuteczna prawnie?
    • czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF?

Prowadzący:

Michał Krawczyk

Michał Krawczyk

Ekspert podatkowy, Wspólnik w Kancelarii KrafTax Sp. z o.o. W branży podatkowej od 1999 r. W latach 1999 – 2014 pracownik organów podatkowych, w tym 4 lata pracy w Izbie Skarbowej we Wrocławiu w dziale podatku VAT oraz 11 lat pracy w kontroli podatkowej. Od roku 2014 współpracuje z kancelariami podatkowymi oraz prowadzi własną działalność gospodarczą. W latach 2008 – 2014 współtworzył i prowadził szkolenia w ośrodkach szkoleniowych Ministerstwa Finansów oraz w ramach Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów. Obecnie projektuje oraz prowadzi szkolenia dla Platformy Szkoleniowej Expert4you oraz dla Krajowej Izby Podatkowej. Ukończył Szkołę Coachów Biznesu oraz Szkołę Trenerów Biznesu. Autor i współautor publikacji podatkowych.

Abyś mógł uczestniczyć w szkoleniach online, wybierz najlepszy dla Ciebie pakiet szkoleniowy

Zamów pakiet

Zapisz się na szkolenie

Tytuł szkolenia:

Uczestnik szkolenia:

Podanie numeru telefonu oraz wybranie terminu są konieczne do prawidłowej obsługi procesu uczestnictwa w szkoleniu online.

Zapisz się

Dziękujemy. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.

Potwierdzenie edycji danych uczestnictwa w szkoleniu otrzymasz również w osobnej wiadomości e-mail.

Dodaj do kalendarza